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时间：2021年5月14日 17:09
行政管理在海外项目中的职能介绍
行政管理包括行政事务管理、办公事务管理两个方面。在海外项目中，行政管理工作包含的内容更为广泛。包括日常办公事务管理、办公物品管理、公文文件管理、档案管理、会议管理、涉外事务管理、生活福利、车辆以及相关制度流程的制定和执行等。
协调好项目同级部门之间正常工作或业务工作关系。在海外项目中，这种同级部门之间的协调最为常见。举个小事例说明一下：在项目初期，项目事情多，需要开会的事情也多，会议室明显不够用。很快就出现了几个部门在一个时间段预订同一会议室的情况。
项目领导让行政部负责解决此事。按照会议的紧急程度，参加人数，会议时长为标准，行政部很快找到了解决办法。参会人员6人以内在部门经理办公室开会，行政部提供临时座椅；非紧急会议给紧急会议让道，更改会议时间；会议时长建议缩短，把必须在会议上公开讨论的问题拿出来开会，非必要问题在会下解决，这样会议室紧张的问题很快就得到了解决。事例虽小，但也充分说明协调作用的重要性。
协调好本项目与上级职能部门的关系。上级职能部门对海外项目有管辖权，有些方法或者做法适用于国内上级机关但是却不适用于海外项目。国内开会一般都安排在北京时间上午时段，但是由于国内外时差的原因，海外这时候往往不是凌晨就是深夜，这时候就需要行政部和总部机关协调，将会议安排在国内国外都合适的时间。
行政管理工作在海外项目中的作用
处理各种行政综合事务，当好项目的“先遣部队”。在一个海外项目的运行初期，先上项目的一定是行政综合服务人员。需要为项目在当地找办公地址，住宿地址，调研当地物价情况以及联系相关政府机关和业务单位，搞好项目前期需要的各种综合事务。在YL项目开始初期，急需从国内上一些紧缺技术人员，但是由于当时在办理工作签证需要返签号，办理周期很长，项目上工期紧，任务重，没有时间等待这些人的工作签办好。这时候迫切需要行政部负责办理签证的人员想办法尽快解决这个问题。几经周折，终于找到了解决办法。以商务签证来YL，签证到期前到KISH（YL一个自由贸易区）办理商务签转工作签手续，这样既解决了项目急需技术人员的难题，又解决了人员需在国内长期等待签证的窘况。
做好后勤服务，当好项目的大管家。由于在项目工作的均是成年人，大家作息时间不同，一人一间房是基本配备，这样才能互不打扰；因此在项目选住址的时候，就把房间多，卫生间多的公寓楼作为首选目标。而且由于项目中方人员多，还得配备一个较大的餐厅和厨房操作间，符合这些条件的地方才能选为项目的住址。
严控交通安全，做好车辆管理工作。在海外项目，交通安全的管理非常重要。海外项目基本上采取的都是租赁当地车辆，招聘当地司机的做法。尽管车辆和司机一般都由当地承包商负责管理，但是对车辆的出行前检查和司机的安全教育培训工作却不能放松。笔者有幸在几个海外项目工作过，还担任过一个大型项目的后勤主管好几年，在对当地司机的培训方面有点心得。在YL项目工作期间，在余 涛
（中石化国际石油勘探开发有限公司 北京 100144）摘 要：行政管理工作广义上包括行政事务管理、办公事务管理两个方面；在海外项目中，行政管理承担着重要角色，它既是沟通桥梁，又是联系纽带，本文对行政管理在海外项目中的职能进行了介绍，对协调工作的形式和方法进行了论述，提出了行政管理工作在海外项目中的作用。
关键词：行政管理；主要职能；重要性
和承包商签订合同时我们就提出了对于司机的要求：能用英语简单交流、身体健康、注意个人卫生等。对于承包商提供的车辆也做出了明确要求：车辆运行状况良好，保险齐备，冬季配备防滑链等。
搞好和当地政府机关和企事业单位的公共关系，当好项目的发言人。一个海外项目想要良好运行，和当地的政府机关以及相关部门搞好关系是非常必要的。了解所在国家的风俗习惯，尊重他们的宗教信仰，为当地雇员提供力所能及的帮助，逐步让这些人喜欢上这个项目，为项目认真工作，才是双赢。举个简单的事例，在工作期间，有个在办公室茶水间工作的当地员工母亲因病去世了，尽管他的直接管辖权属于当地一餐饮承包商，但是作为给我们项目直接服务的员工，我们还是按照当地风俗礼仪，给他送去了慰问金和慰问花篮，并且派中方公共关系经理出席了他母亲的葬礼，最后他非常感动，一直说我们项目是他工作过的最好的国际项目。还有个当地员工生病了，需要做手术，但是钱不够。项目了解了这个情况后，组织中方员工捐款，最后这个当地雇员成功做了手术，休养后身体康复了，一直在项目又工作了好几年。
海外项目中行政管理工作还需加强的方面
健全管理制度。只有各项管理制度健全了，使各项工作有据可循，有据可查，才能实现管理工作的规范化。这是需要我们长期努力的工作，绝不是一朝一夕就可以完成的。在项目初期，也许因为各种原因，管理制度不够健全，但是随着项目的发展，各项管理制度也必须逐步健全完善。对工作程序加以规范，以防凭经验办事现象的发生。对审批程序加以规范，防止先办事后审批的现象发生。
这些都是一个优秀的海外项目必须要做到的。
加强激励机制的建设和应用。海外项目和国内项目的区别在于地域性，一些条件特别艰苦的地区或者工作环境，例如夏季地表温度达到50摄氏度以上，像这些地区建议设立特别的激励津贴。
让处于这些环境工作的员工能拿到额外的补贴，受到特别的激励，才能保证海外人员安心在这些地方工作。激发员工工作热情，提高考核指标体系的科学合理性，将定性与定量方式结合在一起，强化考核的比重。
海外行政管理人员的大局观还需加强。在海外项目中，多数项目是一人数岗，由于管得多、管的杂，很可能工作会有疏漏。这时候需要这些行政管理人员树立大局观，以项目需要为己任，以项目发展为大局，增强工作的主动性与计划性。不能因为自己工作多，任务重就作为自己工作失误的借口和理由，不懂就问，合理安排时间，认真钻研业务，努力完成领导交办的各项工作。
综上，笔者对海外项目中的行政管理工作做了浅薄的分析，对行政管理工作的职能和作用做了论述，还对海外项目中行政管理工作还需加强的几个方面做了简单的说明。综上所述，行政管理工作在海外项目中的重要性还是不容小觑的。
参考文献
刘丽敏.探析行政管理工作中办公室的沟通协调作用[ J].科技风
