新疆高校学生档案管理工作现状及对策研究

孙宁 新疆师范大学学生工作部（处）新疆乌鲁木齐 830054

摘要：学生档案是高校档案工作和学生工作的重要组成部分，本文根据自身工作经历，结合新疆高校实际情况，总结了目前新疆高校学生档案管理中存在的问题，并就这些问题进行分析，提出了几点改进的措施和建议。

关键词：新疆；高校；档案；现状；研究

学生档案是学生在学校读书期间成长的历史记录，记录了在校的学习等情况，是人事档案的基础。即便学生随后毕业离开学习的学校，他们也是学校曾经的学生，当前的校友。作为培养人才的基础，无论学生毕业走向社会的哪个行业，取得什么样的成就，学校都以老师和学生为荣。因此重视学校档案管理工作对学校的长期发展及学校历史积淀、扩大影响力等具有重要意义。

一、新疆高校当前学生档案管理工作的现状

1. 档案管理中归档制度不全，责任不明确。新疆高校当前针对学生档案的管理制度不够健全，由于学生的档案材料涉及学校的多个部门，学生对这些了解的相对较少，各部门之间缺乏必要的工作沟通，责任不够明确，没有统一的档案材料递交流程，因此造成了目前新疆高校学生档案管理工作相对落后，有些学生的档案材料分散在学校的各个部门及自己所在的学院，毕业时许多个人材料不能及时的放入档案中，甚至有些材料已经丢失，最终造成学生在毕业时档案材料不齐全或丢失的现象。

2. 新疆高校学生档案管理内容较为单一，信息量不足。在高等学校学生档案管理规定中讲到，学生的文件材料在归档范围内增加了学生类，这一归档范围主要一部分是学生入校及毕业而移动的学生人事档案。对于这些材料，多数学校的整理工作局限于形式化，只是归入了必要的学生高中档案材料及成绩表、毕业生登记表、体检表等，并且这些材料所反映的信息较少，不能真实完整的反映出学生在校期间的表现，也无法满足用人单位对本学生的全面了解。另一部分是学生在进校后的几年学习时间里积累的学籍档案。学生的学籍档案是反映学生本人在学校期间基本情况的一个记录，在学生毕业后将移交到学校的档案管理部门进行保存。目前新疆高校学生毕业后的学籍档案一般仅有学生基本材料，如成绩单、学生信息登记表等内容，这些信息大多不够完整，无法满足今后用人单位了解学生的需求，学生档案的价值大打折扣，无法实现应有的价值。

3. 新疆高校学生档案管理人员变动较为频繁，缺乏对档案管理人员的培训工作。当前新疆高校各部门及学员相关的档案管理人员变化较大，人员难以长时间固定下来，变化较为频繁。这一现象将直接导致新疆高校学生档案管理工作的质量及效率。岗位人员的频繁变化，导致负责档案的人员往往对学生档案工作不太了解，对学生档案材料的交接等方面存在问题，以至于很多学生在校期间的相关材料难以放入档案中，甚至造成丢失的现象。新来人员没有工作经验的同时，相关部门对这些人员的培训相对较少，以致老师很难在较短的时间内高质量的完成档案管理工作，这也是造成学生档案管理不规范的重要原因之一。

4. 缺乏对校友人员档案的管理工作。学校毕业的学生永远将学校作为自己的家，毕业的学生是学校的有力资本和骄傲。收集并建立校友档案对传承校园文化和学校精神具有重要的实质意义，这些毕业的学生可以帮助学校宣传校园文化、教学质量、吸收优秀的人才，同时为学校提供全方位的服务工作。然而当前新疆高校的校友档案管理工作还处于初级阶段，缺乏对这些材料的收集及整理工作，因此今后应在这些方面着手开展相关工作，这是高校学生档案管理工作急需解决的重要问题。

二、改善新疆高校学生档案管理工作的对策

1. 进一步充实学生档案归档内容。学生档案管理是否规范反映了学校管理工作的水平及工作态度和责任心问题，学校必须以高度的责任心做好学生的档案管理工作。学校从入校开始必须做好新生入学相关材料的收集工作，如学籍的登记、体检表登记、学生党团关系等材料整理归档工作。其次是学生日常材料的收集，主要是学籍信息、奖励、处分情况、社会实践情况等材料的整理， 保证学生在校期间所有相关材料的完整归档，其中学籍异动、奖励、处分等材料应做到及时的归档，以免丢失。最后是学生毕业前的人事档案整理工作等。除了这些文件材料以外，还包括学生大学期间形成的各种反映学生特长及社会实践等方面的材料，这些材料将会全面客观的记录学生在校期间的表现，为用人单位提供更多有效的参考信息。

2. 建立完善的学生档案流转制度。学生档案材料的收集不仅需要相互衔接，还需要学校相关部门间相互的配合，将学生的档案材料汇总到一起。如招生工作录取结束后将由招生部门将学生个人档案转交到学生管理部门，学生在校期间就读时涉及的学生相关材料应首先报送到学生管理部门，每学期结束后各学院应将本学期形成的学生成绩材料及学籍管理材料等汇总后报学生管理部门以及教务处等部门。学生在大学期间还将产生其他较多的证明鉴定材料等都将要及时的送到学校相关部门进行整理，最后在学生毕业时归入到本人的档案中。

3. 进一步加强档案管理人员的业务培训，提高档案管理人员的业务素质。学生档案管理人员的流动性相对较大，甚至有兼职人员管理档案工作的现象，这就造成了当前档案管理人员的业务工作不够熟悉，造成档案工作存在较多的不规范。这就要求学校相关部门加强学校档案管理人员的业务培训，特别是针对新上岗的兼职档案管理人员的培训显得更为重要。不断加强档案管理人员对学生档案重要性的认识，以促进学生档案管理队伍人员的业务素质的提高。

4. 加强对校友档案的收集工作。学校档案管理部门应重视对学生档案的筛选工作，建立校友人事档案，这其中包括优秀毕业生、学生毕业后的学者、企业家、科学家等人士档案的收集和筛选。同时还可以利用校庆或访问校友的形式收集材料，做到材料的真实及完整。收集到的档案材料更应最终对其进行整理及保管，可以作为教育学生的重要材料，也可以作为学校历史发展的重要依据及见证。

总之，随着新疆经济的不断发展和社会的不断进步，新疆高校的档案管理工作有了长足的发展，但这其中也存在一些急需解决的问题，这就要求新疆高校学生档案管理工作人员加强自身业务能力，重视学生档案工作，为新疆社会经济的不断发展做出贡献。

参考文献：

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[3] 周博文，杜山泽. 社会管理创新：从伦理观念、管理理念到思维方式的转变[J]，行政管理改革，2012 年，第11 期 ： 50-54.> 才智 /139 创新教育 Innovation Education