信息网络环境下应如何开展档案管理工作

信息网络技术的不断发展，促使档案管理方式也发生了巨大变革，这不仅仅是指纸质档案的存档替换将由信息库以及信息数据来代替，还包括管理对象的多样化以及逐渐扩大的管理范围。基于这一情况，要使档案管理工作在信息网络环境下进行，就要同时提高管理形式与管理意识，从而加快对档案信息资源的利用与开发，以满足社会发展的实际需要。

信息网络环境下的档案管理含义

在信息网络时期，开展档案管理工作的并不只是简单的管理档案信息，而是要管理好档案知识。对比传统的档案管理来说，它除了将传统的纸质档案管理模式存在的缺陷消除外，还对档案信息库、数据库的多样化提出了新的管理策略。近几年来，档案管理的对象在不断增加，同时也在逐渐扩大档案管理范围，人们也开始将信息与知识的有效管理作为所关心的重点问题，让档案管理工作能更好的满足社会发展需求。

信息网络环境下档案管理工作面临的问题

档案网络管理技术方面存在的问题第一，信息组织问题。在以往的档案管理工作中，只有在经过数字化处理后，才可以在网上传输档案信息。其中表格、文档、图像、数据库、图形等都是档案文件所涵盖的，这意味着由实物档案转变为电子档案。采用此类档案管理模式，将大量的时间都浪费在档案格式转变上，并且还需要大量的人力向计算机中录入档案数据，为了用户检索起来更方便。

第二，信息安全问题。在管理电子档案方面，必须要经过进口、传输和使用三个方面，才能实现档案信息上网传输，同时还要做好这这三个方面的保密措施，以免信息丢失或受到外界的攻击。

第三，新的检索工具。当前的档案管理工作者将研制、开发一套全新的检索工具当作是一个重大问题，同时这也是在不断增多的数字档案信息内容情况下而产生的一种新策略。在开展管理工作的过程中，通过在目录上的超文本链接，研究者在网上就可以进行阅览，用户则通过标题、日期、主题或其它关键词就可以查找到该著录。基于这一问题，要做的工作还有许多。

档案管理中信息共享观念还很落后

信息化发展前，档案管理的主要方式是纸质档案管理，保密性较强，但是在信息资源共享上还较为滞后。计算机技术在不断发展，但是管理模式和资源共享观念都没有与时代的发展保持同步，思想观念还很落后，不利于发展建设档案信息资源共享体系。因此，社会中优化资源配置中档案管理很难发挥出作用。

信息化建设规划和设计存在滞后现象在信息环境下，从档案管理的发展形势看，档案管理在规划和设计方面还有诸多问题存在。第一，档案信息资源缺乏系统性，尤为明显的是资源空间割裂现象，特别是受到资金、权限等条件的制约，全国统一执行方案就很难制定出来；其次，因信息化的发展，导致不确定档案资源电子化管理规划，例如电子档案、数字归档等形式的发展，从而增加了系统设计中的不确定因素，也影响到信息资源的完整性和客观性。

信息网络环境下档案管理工作的开展对策建立数字档案

数字档案是在信息技术基础之上建立起来的，利用数字化手段进行的一种收集、整理信息的方式，也是一种可以进行大规模资源共享的管理模式。今后的档案管理工作要加快档案管理的信息化进程，那么建立数字档案就是十分必要的，但是从当前的技术发展情况来看，这项工作又异常严峻。一般可从两方面着手：一是从局域网内推动管理办公的自动化建设，重点是电子文档管理有待于加强，之后再建设档案目录信息中心，从根本上推动档案现代化管理建设；二是在广域网中，要建立属于自身的档案网站，这样就能加强档案管理馆之间的网络互联，实现资源互享，将档案管理信息化推向更高的位置，使数字化档案建设得以实现，这是新时在网络技术迅猛发展的形势下，档案信息服务内容与方式也随之发生了一系列变化。同时，档案管理形式也出现了本质化的变革。但是我国对当前信息网络环境下的档案管理工作还缺少深入的研究，所以还有很多问题存在。因此，为了信息网络环境下档案管理工作的顺利开展，还要采取很多有效解决对策。期开展档案管理工作的基础，也使信息网络环境中档案信息管理工作更为融合。

加强网络环境下档案信息资源共享体系的建设

（1）完善档案管理信息共享的安全性建设。在档案信息资源共享体系建立时，要注重档案信息管理的安全问题，严格鉴定档案信息类型，不同档案类型其开放和保密程度也不同。此外，要严格审查档案信息，并认真管理档案信息的检索任务，对档案的内容做到不同程度的保密。不仅如此，还要增强档案管理工作人员的安全意识，用现代科学技术防止档案管理共享信息被病毒或黑客破坏，尽一切所能消除网络中的安全隐患给档案信息造成的威胁，确保为用户提供的档案管理信息查询平台是安全的。

（2）力求抓住档案信息资源管理体系发展的重点。基于网络环境背景下，档案信息资源的整合是一项重大工作，所以要抓住工作的重点，突破难题，才能实现档案管理体系更好的发展。一是档案资源共享系统建设的重点内容是档案信息，因此，在处理档案信息方面要特别注意那些易损又重要的档案资料，建设好数字化档案数据库；二是要分类管理好档案，不可盲目录入而浪费了资源，在管理档案上要加强分工协作，整合处理好现有的档案信息，对其做总体的规划，最终实现档案管理的一体化、数字化以及网络化，有序的进行档案管理共享体系。

完善法规体系，将信息共享壁垒彻底消除在网络信息环境下，需要依托网络技术、信息技术等对档案管理工作的建设标准进行有效强化，使得与国际社会同类管理标准接轨。从常规档案管理情况来看，要按照国家统一化信息管理标准来贯彻执行。如果是特殊的档案属性，需将行业标准做为参照指标来管理。同时，还要不断加快建设档案信息化管理体系，提高其标准化程度。

（作者单位：吉林省洮南市环境卫生管理处）