信息化视角下的人事档案管理

文/苗李蒙周海霞

摘要：近年来，各机关企事业单位人员之间的流动性也大幅提高。人员的流动不仅仅带动了一个单位、部门的活力，同

时，随之增加的还有人事档案管理工作的复杂程度。通过对人事档案管理历史变革和管理要求进行分析，进而总结了

人事档案管理信息化实施障碍并针对问题提出解决对策。

关键词：信息化人事档案管理

近年来，我国在政治、经济体制的改革力度和深度越来越

大，各机关企事业单位的干部人事制度改革也随之深入进行。

受其影响，各机关企事业单位人员之间的流动性也大幅提高。

机关干部去企业任职、高校教授去机关挂职的现象日趋增多。

人员的流动不仅仅带动了一个单位、部门的活力，同时，随之

增加的还有人事档案管理工作的复杂程度。受制于传统的纸

质人事档案占用面积大、检索耗时的问题，有关人员在进行查

阅档案是效率普标较为低下。而且，人事档案的管理一般均有

机要部门负责，在人事档案的传递中也受到了限制。通过对传

统的人事档案推进信息化建设，将大幅节约传统纸质人事档

案所占用的空间。同时，人事档案建设信息化，将有助于提高

信息检索的效率。因此，推进人事档案信息化建设是深化人事

档案管理改革的必由之路。以信息化视角对人事档案管理进

行讨论，将为推进人事档案信息化建设提供参考意见。

一、人事档案管理历史变革和管理要求

人事档案是指以文字形式保存的，能够记述并反映一个

人自身的经历、工作以及个人能力的，由个人工作所在单位管

理保存的重要记录。一般而言，人事档案包括个人履历、组织

和单位对其进行的鉴定和考核以及个人的学位、学历和考试

成绩等。人事档案管理自我国古代就已经有所涉及。自夏商周

时期开始通过血缘关系进行的世袭制度本质上就是以宗法理

论为依据，通过记录血缘关系的变更而进行的制度。到了秦朝

时又增加了对个人战功进行记录，以在战后进行封赏的制度。

随着汉朝之后，国家面积大幅扩大、人口迅速增长，各方面的

人才均得到国家的任用。人事档案管理制度在汉朝也得到了

迅速的发展。

人事档案首先要保证其真实性。由于组织和单位在对所

要使用的干部和职工进行考察时的主要依据就是人事档案。

通过人事档案了解干部和职工的个人经历、工作业绩以及道

德水平和思想动态等。因此，人事档案的真实性就是保证组合

和单位能够正确的对所要使用的干部和职工有一个明确的认

识和评价。人事档案的真实性就是要求在档案中记录的文字

材料要保证其客观性。不能因为记录人员自身的认知水平或

设计政治层面的问题而刻意扭曲对人事档案的记录。人事档

案其次就是要求持续性。每一名干部和职工的自身情况都是

随着事情的发展而变化的。这就要求在人事档案管理工作中

要保持一定的持续性。当干部和职工个人经历、业绩等发生变

化时，人事档案的记录也要随着有所表现。只有当干部和职工

逝世后，其逝世的信息也要跟随人事档案予以录入。人事档案

还要求具有保密性。保密性要求凡是涉及国家机密或个人隐

私的材料在记录、保存和借阅的过程中都需要遵守相关保密

协议，以保证个人利益和国家利益不受损害。

二、人事档案管理信息化实施障碍

虽然近年来互联网技术以及计算机软件硬件水平得到了

质的提高，人事档案管理信息化也在稳步推进。但需要指出的

是人事档案管理信息化过程中仍旧存在一定的障碍。具体表

现在发展规划缺乏关联性、要求标准高、存在泄密风险。其中

发展规划缺乏关联性表现在从全国人事档案管理部门到各个

省、自治区和地市县一级的人事档案管理部门，甚至是同一地

区的不同部门之间的人事档案管理部门， 在信息化进程中缺

乏有效的沟通，同时也难以确定一个具体的短、中、长期相结

合的建设目标。往往是各个人事档案管理部门各自为政。这不

但造成了引进设备设施的资源浪费， 更使得不同的人事档案

信息化网络之间难以兼容。而现阶段下不同部门之间的干部

和职工互相调动工作或去异地任职的情况已经屡见不鲜。难

以兼容的信息化网络使得电子版的人事档案信息难以调阅。

最终，人事档案管理部门还要使用传统的纸质档案。人事档案

管理信息化过程要求标准高体现在凡是涉及人事档案的信息

均需保证其真实性和