浅谈计算机在企事业单位档案管理中的应用

刘天骄 四平市铁东区市容环境卫生监察大队 136001

【文章摘要】

随着科学技术的不断发展，计算机技术逐渐普及到了社会的各个领域。其中，在企事业单位中进行计算机的应用，成为了我国社会发展进入现代化的重要标志。计算机技术以其快捷方便且存储量巨大的优势，迅速成为企事业单位中的重要工具，特别是在档案管理当中，发挥出了不可或缺的作用。

【关键词】

计算机应用；档案管理

社会的不断发展，使企事业单位面临着严峻的考验。很多的事务都需要应用更加先进的思维来处理，例如财务计算、人员变动和档案管理，综合体现了一个单位的执行能力和管理能力。特别是档案管理，直接影响了单位员工的个人发展和工作效率。如何创建一个有效的平台，从而大大提高企事业单位的档案管理水平，是所有管理者面临的一道难题。而计算机技术的出现，则完美地解决了这个问题。对人员的管理和数据的交换变得更加顺畅, 部门之间实现了信息的共享，使得档案管理时的信息处理更加快速准确，从而极大地提高了企事业单位的管理能力和管理效率。为提高企事业单位的综合竞争能力，打下了坚实的基础。

1 在档案管理中应用计算机前的准备

1.1 扎实做好四项工作

企事业单位的档案管理工作任重而道远，需要从基层开始做好基础工作。大致可以分为四个部分，那就是档案工作规范化、装具标准化、管理现代化、文件材料信息化。做好这四个部分，才能及时解决档案工作中出现的问题，帮助工作人员对实际情况进行详细的了解。尽快将档案管理工作的信息化提到单位规划的日程上，并做好详细的发展计划，以便在通过企事业单位档案工作信息化管理认定程序的时候，能够做到从容不迫。

1.2 明确责任, 规范步骤

企事业单位要把档案管理当成一项重要的工作，明确各个环节的负责人，做到记录清楚、移交完整。记录清楚是指档案统计要与客观事实相符，涉及到的数据一定要准确。移交完整包括档案的转移、鉴定及销毁，都要符合程序规范，做到手续齐全。有条件的单位可以利用空调来保证档案库房的温度和湿度，以便更好地保存档案。企事业单位的领导也要将检查档案管理事务提到工作日程上来, 督促相关规章制度的推行和落实。

1.3 科学管理，建立制度

企事业单位想要建立规范的计算机档案管理体系，就要从基础层面入手，首先就是建立起合乎现代企事业单位档案管理标准的制度，进而建立起科学准确的档案记录程序。要经常举办档案管理人员的技术培训班，并要求各个机构的领导干部都来参加，自上而下地实现科学管理的体制。课程不仅要对档案管理的具体流程进行解读，还要深入讲解档案管理所包含的法律含义，普及档案管理的重要性，从而为计算机在档案管理中的应用打下坚实基础。

2 计算机在企事业单位档案管理中的具体应用

2.1 突出重点，层次分明

企事业单位的结构较为复杂，在推行计算机应用的时候，一定要注意层次分明；还要突出计算机在档案管理中的重要作用，为企事业单位档案信息化打好基础。之后就是建立起数字化的管理模式，将传统的档案信息经过数字扫描由纸质转化为数据信息，以便进行存储。由于前期已经将各个部门的信息进行有层次的区分，进行转化后的数据也可以很快地对应不同部门及不同时期的信息提取要求，这就是计算机对于企事业单位档案管理的最大作用。

2.2 培养人才，专业对口

在计算机应用于企事业单位档案管理的过程中，必须要有专门的人才对其进行管理和使用，也就是需要单位对相关人才进行重点培养。这样才能保证档案管理工作的专业性和科学性，从而在根本上改变了传统的档案管理模式，使传统模式中的弊端得以剔除。有条件的单位可以专门聘用一些具有过硬专业知识的人才，他们的工作经验和专业技能可以帮助单位尽快建立起符合标准的信息化档案管理模式，同时也可以协助企事业单位更好地建设专业人才队伍。

2.3 保证信息系统的安全

计算机应用的最大问题就是系统安全，这其中所涉及到的既有技术安全问题，更需要符合相关的法律规定，以保障信息的隐私权与合法性。特别是企事业单位的档案中，包含了大量的员工个人信息与单位机要文件，需要一个稳固的系统来保证其信息的安全性。稳固的系统不仅能够提供最安全的信息保护，也使得系统的处理能力和恢复能力得到了一定的提高。一旦系统遭到攻击，当丢失数据之后，系统应当及时快速地将重要信息进行恢复，尽量降低不必要的损失。

2.4 正确处理数字化档案

计算机应用的另一个重要问题就是档案存储的完整性。一般的档案资料都是以TXT 文本文档格式存储在计算机上，而一些较为特殊或者更加重要的档案需要通过其他格式来进行存储。管理人员一定要熟悉特殊格式资料的打开方式，避免因操作失误而造成数据的丢失或者损坏。必要时，可以在档案旁边建立一份关于使用该特殊格式资料的说明。对已经整理并存储的档案要进行定期的维护，随机抽取样本进行检查，一旦出现无法读取的情况，要及时进行数据修复工作。所有的数据都要进行备份，以免档案信息出现缺失，造成信息的不完整。

3 总结

科技的不断发展和社会信息化的不断深入使人们认识到了计算机对于生活的巨大改变，企事业单位想要跟上时代的潮流，就要不断进行改革来顺应这种变化。就企事业单位中的档案管理工作来说，既可以提升单位的竞争能力，优化人员调配，给企事业单位的发展带来巨大的机遇；又使管理工作面临着严峻的挑战，在不断创新和保留传统的夹缝中艰难前行。只有将档案管理工作做好，才能保证企事业单位的后方稳定，为企业发展提供必要的支持。通过在档案管理工作中应用计算机，使得管理效率有了明显的改善，员工的工作质量不断提高，为企业实现现代化的管理模式，提供一些有益的经验和参考。

【参考文献】

[1] 仇艳华. 浅谈计算机在企事业单位档案管理中的应用.2014,(8)

[2] 徐雁. 浅析档案管理现代化 2009,(03)87

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