企业信息化无纸办公探讨

信息时代的快捷方便改变了当代人们的生活和工作，企业的发展也离不开信息化的建设，要推进信息化、无纸化办公，就要建立完善的企业信息交流和管理平台，改变员工的意识，引入并应用信息化无纸办公，提高企业的工作效益。本文分析了纸质化办公的客观状况，并对信息化无纸办公的意义与优势进行探讨。

互联网是时代进步下的伟大成果，其迅速发展也让人们的生活发生巨大的改变。如今，电子信息化的趋势已经到来，信息技术的力量占据人们大部分的生产、生活，企业的发展要想赶上时代的步伐，不被大环境所淘汰，就必须要实现自身办公的信息化，改变资源配置和办公效率。

另一方面，企业以往所采用纸质化办公，很大程度上降低了自身发展的速度，这种浪费资源，增加成本的办公模式已经被时代所淘汰。推行企业办公信息化模式，不仅节约了大量办公的空间和资源，还能提升企业的经济效益，实现资源共享，让信息进行实时沟通，对市场的变化做出及时地反应，其是未来企业发展的有利保障和基础。

纸张办公的客观现实

就目前来看，部分企事业单位在日常办公中依然依赖于纸质办公的形式，办公所用文件、文档报表、数据等都要耗费大量的纸张打印成册，大量的工作不仅耗费大量的纸张，还需要依赖于打印机、墨盒等其他资源，这种办公方式无疑是不符合当前所提倡的环境保护理念的，对资源是一种极大的浪费。并且纸质化办公模式限制了信息的广泛交流，纸质化信息以比较刻板、单一的方式为员工提供信息，并且每次都要大量印发、传阅才能做到信息的传递，其信息传播速度较慢，且受到空间和时间的限制。

图1 企业OA协同办公系统

企业办公无纸化、信息化的意义

推行办公无纸化、信息化模式是企业在当前信息化时代的必经之路，尤其是在大数据发展趋势下，仅依靠纸质文档来保存企业的重要文件和庞大数据是一种十分低效的方式。而办公无纸化能大大提高企业办公的效率，以一种快捷方便的传递方式传递信息，节省大量时间，并且无纸化办公节约了大量资源和资金投入，以一种节约环保的状态办公，使办公环境更加清洁绿色。另一方面，无纸化、信息化办公最大的优势在于对信息的处理更加灵活多样，通过数字化、多媒体、网络等多种方式来实现信息交流和资源共享（图1），从而大幅度提高工作效率，满足人们的快节奏工作和生活需要。

推进企业无纸化、信息化的策略

企业进行无纸化办公建设，可以为企业提供一个更方便的内部信息交流平台，并且突破了时间和空间的限制，实现异地办公，远程会议等；节约了大量时间，加快文件流转时间，提高了办公的效率。加强信息化办公的宣传应用。目前，并不是所有企业都可以实现信息化办公，所以为了普及这一办公模式，为所有企业的发展带来帮助，就要加大宣传力度。通过让企业实际应用这一模式，来体会无纸化办公模式的优势。通过调查，部分企业十分关注无纸化办公在实行过程中的安全性和规范性问题，针对这些质疑，相关人员要在宣传过程中对其重点解释，从而引导企业管理者对信息化办公有一个全面、客观的了解和认识，以便于做到全面推广与应用。增强员工信息化办公及环保意识。通过调查可以发现，所述员工对信息化办公的接受度不高，并不是因为信息化、无纸化办公不如纸质化办公，只是员工意识还没有发生转变，还没有体会到信息化无纸办公的优点和便捷之处，所以要培养员工信息化办公的意识和环保意识，让员工切实体会信息化物质办公的好处，明确信息化无纸办公的地位和价值，以及未来企业办公的发展趋势，让员工转变传统观念。另外，要加强对员工的培训，新的办公方式不一定被所有人接受，很多员工对电子化的操作并不是很熟练，所以要通过培训才能确保员工具有信息化办公的能力。总之，要让员工增强无纸化办公意识的同时，保证所有员工都掌握办公无纸操作的技术，才能确保整体办公效率的提高。完善管理机制。企业无纸化、信息化办公要建立相关的制度，对信息化工作流程进行规范，确定电子文档的法律效力。针对当前复杂的网络环境，要通过完善的制度对信息化办公进行规范化，确保企业信息安全，所以信息安全管理尤为重要，要设置有法律效力的保护机制来进行保护和监管，保证企业无纸化、信息化办公的安全性和稳定性。消除企业信息孤岛。纸质化办公会出现资料和数据的大量囤积问题，若公司资源还没有实现网络共享，那么共享平台的缺失很容易导致资源和数据得不到充分的利用。并且，传统的人工和纸质记载方式很容易出现信息孤岛。因此开展办公无纸化模式，建立公司管理系统、数据库、办公系统等，可以通过网络共享平台实现资源的有效利用，节约办公时间，同时减少工作量，保证数据和资料更加精确，消除企业信息孤岛。

企业无纸办公是顺应时代发展趋势的必经之路，这种办公模式已经被越来越多的企业所采用，但是想要被普及和广泛应用，还需要经历一些挑战。另一方面，企业在采用信息化无纸办公时要综合考虑利弊，整体规划，从长远发展的角度为企业考虑。另外，在制度和法律的保护下，企业信息化平台的确会给企业办公带来巨大的利益，但是切不可在制度和系统不完善的情况下去盲目效仿别的企业，而是要做全面考虑和完善的计划，扎实推进，从而促进自身的持续发展。

（作者单位：云南罗平锌电股份有限公司）