浅谈ERP系统中物资管理和工程物资管理

黄  杰、安金鹏、苟文清

新疆信息产业有限责任公司，新疆乌鲁木齐  830002

摘  要：在ERP系统下，电网企业的工程物资管理发生了巨大的变化，工程物资的管理在电网企业正常经营和安全生产过程中起到非常重要的作用。

关键字：工程物资管理；ERP

物资管理是企业管理的重要内容，物资管理工作的好坏直接关乎企业财务、生产、技术、劳务和运输等各个方面的营运活动和经济利益。随着经济的全球化、竞争的激烈化、技术的创新化，传统的管理方式已经不能适应企业的日益发展，自从将ERP管理软件引入到工程物资管理中后，ERP系统对工程物资的管理有了新的要求，从工程项目的创建，项目概算的下达，建设单位对工程物资提出的需求，到合同签订，工程物资收发货，创建预制发票，工程物资转移调拨都要在ERP系统中完成，这就对ERP系统中涉及到的所有工程物资流程的每个岗位人员操作的及时性和准确性有了更高的要求，做好工程物资管理工作，不仅能改善企业的各项经济技术指标，取得较好的经济利益，更会保证项目的正常进行和企业的持续发展。

1 ERP系统中物资管理的特点

物资管理包括计划、采购、库存、入库、领用等活动，这些业务涉及大量的数据信息，例如供应商、物料、规格、价格、库存情况、领用情况以及对这些数据进行报表制作和综合分析等，ERP系统中建立统一的物资编码平台，实现统一管理、集中维护，促进电网物资标准化工作。物资业务单据流转穿插于整个ERP管理系统，能够保障物资管理业务流转顺畅，解决了物资编码不统一，通用化程度低的问题。ERP系统能对物资的整个流程状态、库存状态了如指掌，能够避免繁琐的手工操作，甩掉陈旧的手工记账方式，达到事半功倍的效果。ERP项目实施“三分技术、七分管理、十二分数据”，数据工作是一切工作的基础，数据质量的好坏直接影响系统上线后的使用效果，ERP系统实施了供应商主数据和物料主数据的统一管理，并同步开展物资业务数据清理，确保实际业务与系统数据标准一致、工作进度一致。

2 ERP系统中工程物资管理的操作模式

ERP系统中工程物资管理的现有操作模式有：建设单位创建工程项目    公司发策部进行项目概算下达     建设单位进行工程物资的需求提出     招标处统一招投标     招标处生成中标通知书    

采购处根据中标通知书在电子商务平台创建合同     供应商在电子商务平台进行合同确认     采购处在ERP中创建采购订单并上传至经法系统     采购处走合同签订流程     采购处进行工程物资收发货及预制发票操作     财务处进行发票校验付款。

3 ERP系统在物资管理中的作用

ERP系统在物资管理中的综合应用目标就是要使企业物流连贯畅通，与之相关的信息传递迅速敏捷，以提高物资管理的效率和效果。物资模块是ERP系统五大模块之一，它的前端是项目部门创立的各种类型的生产、基建项目，后端与财务紧密相连，在整个ERP流程中提供无法替代、承上启下的主要作用。ERP系统的物资管理从源头的生产需求开始，需求计划提报、需求计划审批、电子商务招投标、合同签订、询价、价格审批到付款实现数据实时共享，所有的招标流程信息都在系统中有所反映，能随时查询输出，可时刻跟踪采购计划、订单的完成情况和供应商的供货情况，加强了对物资采购计划的管理。ERP还能在收、发、存各个环节设置关口，减少了仓库管理人员的工作量，提高了工作效率，对物资盘点流程、物资报废流程、报废物资销售流程、物资转移调拨流程做了统一规划，使库存管理流程化、透明化、简单化。实施ERP后，有效避免了压单问题，人员可以将更多的精力用于其他工作。

4 ERP系统中工程物资管理的几点问题

4.1 冲销次数多影响指标

用户通过采购订单完成收发货及预制发票操作后，因为物料主数据原因造成FI凭证中总账科目错误，需冲销原先的收发货及预制发票凭证，由物料主数据人员修改信息后更换批次重新收发货及预制发票，此流程设计到冲销凭证，会影响用户所在单位收发货及时率的指标。反复冲销、调整不仅使收货各环节人员增加了在ERP系统的无效操作，也带来了垃圾数据量的增加，为今后数据的使用、查询增加了难度。

4.2 丢批次情况影响工程进度

用户做完收货操作，在做发货的过程中发现库存信息有误，经查询后得知，系统中库存信息的物料无批次数据，导致不能进行发货操作。此ERP系统问题，需交由ERP项目组人员处理后，用户才能正常进行发货操作，这种因某一环节无法正常运行或出错从而影响其后各环节的操作，严重影响了工程物资管理的进度。

4.3 工程物资转移调拨耗费时间

在完成一项工程物资的收发货及预制发票操作后，发现这些物资进错了项目，需要转移调拨至另一项目，这时需要冲销发货及预制发票进行转移调拨操作，将本应该在ERP系统收货前沟通解决好的业务问题拖延下来，延误及时解决问题的宝贵时间，容易使问题久拖不决，是本该顺利解决的问题错误最佳解决时机。

5 结语

实施ERP是电力企业顺应历史潮流，走向世界市场的必然趋势。ERP的实施将企业管理从企业内部延伸到企业外部，把客户需求同企业生产整合在一起，最大限度的节约了企业资源，实现了电力企业的有效管理。ERP系统在工程物资管理中的应用使项目均实现了“每一个项目均单独核算，统一调度和指挥”，并实现了有效的控制项目计划，项目进度，管理项目物资，项目成本核算，由此合理降低项目成本，对项目进行从项目立项开始、项目跟踪到项目完成为止的全过程、全方位管理。

[参考文献]

[1]王川.物流信息系统与ERP

[2]欧阳峥峥.ERP系统在企业物流管理中的应用研究

[3]吴冰冰.浅谈ERP系统在中小型企业中的应用

[4]任建强.ERP在物流中的应用