摘要:信息已经成为现代信息社会建设与发展的一种重要资源和资产。但由于学术理论界对于信息管理基本原理的研究一直没有给予足够的重视,已有的相关研究成果的系统性也不强。这无疑是造成我国一些信息管理项目建设和运作水平不高的根本性原因之一。本文按照问题导向的逻辑思路,系统回答和阐述了信息管理原理需要回答的4个基本问题,尝试为信息管理工作的科学、有效开展,提供基本的理论支持。作为系列论文的第一篇,我们将回答“人们为什么需要信息和信息管理(即用户需要信息管理做什么)”的问题,并系统阐述信息管理的第一、第二和第三个基本原理。
关键词:信息管理 原理 用户需求不确定性
期刊发表网 信息管理是现代社会为人们普遍关注的一个重要研究领域。这是因为,信息已经成为现代信息社会建设与发展的一种重要资源和资产。对于政府部门来说,信息是一种可以为社会公众服务的公益性信息资源;对于公司企业来说,信息是可以为其业务持续发展提供支持和保障的重要资产。为此,厘清我们从事信息管理所依据的基本原理,是合理有效地开展现代信息管理工作不可或缺的必要理论准备和思想基础。信息管理的基本原理所要回答的是人们在开展这项工作之前,必须要回答清楚的一些基本问题。信息管理需要解决的问题固然有许多,但是概括起来无外乎4个方面的基本问题,即:
问题一:人们为什么需要信息和信息管理(用户需要信息管理做什么)?
问题二:信息管理能够帮助用户解决哪些基本问题(信息管理能够做什么)?
问题三:信息管理如何行动才能更好、更有效地满足用户的需要(如何做好信息管理)?
问题四:信息管理的效益如何衡量(信息管理做得怎么样)?
我们可以根据“问题导向”的思维方式,利用已有的信息管理学研究成果来进一步明确开展信息管理应当遵循的基本原理。本文将着重探讨和回答第一个问题,并在其后的文章中进一步阐述其他三个方面的问题。
人们为什么需要信息和信息管理呢?对于生活在现代社会中的人们来说,信息已经成为我们每天生活和工作的“必需品”。譬如我们要了解天气信息、交通信息、医疗信息、娱乐信息、股市信息、商品信息、教育信息、就业信息、市场信息、决策信息等等。人们之所以要了解这些方面的信息,就是因为人们每天都会遇到诸多的“不确定性”,需要利用相关的信息来作出分析、判断、选择、决定或决策。所以,信息管理学的研究可以从人们的信息需求角度出发总结和概括信息管理的基本原理。
一、人们需要有效消除生存和发展所面临的“不确定性”——信息管理原理之一
在人类社会中,人作为一种社会关系的总和,需要从事各种与之相关的社会实践活动。在从事这些社会活动的过程中,人们往往会遇到各种各样的“不确定性”问题,其中有的属于个体所面临的“不确定性”,有的属于组织或群体所面临的“不确定性”,有的属于一个国家和民族所面临的“不确定性”,有的甚至属于整个人类所面临的“不确定性”。可以说,随着人类认识能力的不断提高,人们对未知世界需要了解和探索的问题也会变得越来越多,因此,人类所面临的“不确定性”不是随着时间的推移变少了,反而是越来越多了。这也印证了爱因斯坦的“圆圈”理论。那么,人们通过什么方式和手段才能有效地减少和消除所面临的各种“不确定性”呢?信息论、系统论和控制论的大师们已经对此作出了明确的回答,答案就是“有效利用信息”。因此,该原理告诉我们:通过有效利用各种相关的信息,人类就可以消除生活、生产和工作中所面临的各种“不确定性”。可以说,社会越是发展,特别是人类的信息获取和利用能力越强,人类就越是离不开信息。在今天的社会实践中,信息已经成为人们生命体的一个重要的组成部分,可以说,没有信息的陪伴和帮助,我们真的是无法正常地生活和工作。
首先,离开信息,我们的基本生活,如衣食住行等,都无法得到很好的满足。
其次,离开信息,我们的生产活动也会失去基本的条件,整个生产活动的价值链就会因为失去了关键的一环而变得混乱、无序,甚至会产生大量无用的劳动产品,白白浪费有限的物质生产资料,相关的资本投入也会“血本无归”。
第三,离开信息,我们的各项社会管理活动也会陷于盲目状态,决策不能及时有效地作出,计划和行动方案不能科学合理地制订出来,各种具体的管理活动也无法正常地开展。可以说,在现代信息社会里,人们一旦离开了信息,就如同地球失去了太阳的光明一样,会陷入黑暗和无助的境地。“管理者们要经常面临信息的不确定性,而且必须依赖他人的帮助来完成几乎所有的事情”。①
最后,离开信息,人类会因为缺乏基本的沟通和联系的内容而出现猜疑、矛盾和误解,甚至会引发新的冲突和战争。
可见,信息是人们用来消除各种“不确定性”的最好手段,也是人类生存和发展所必须的一种重要资源。它不仅可以有效地提升个体的生存和发展能力,而且可以帮助组织更为有效地配置和使用有限的资源,帮助企业经营者利用有限的物质和能源获得更多的利润和收益,帮助政府更好地维护社会的协调、稳定,帮助人类逐步走向真理的彼岸。但不可否认的是,进入人类认识领域的信息,量大质杂,鱼目混珠,而且分布不均,作为“资源”存在的信息依然是一种“稀缺资源”。这种情况的改善,惟一可行的解决办法就是加强信息管理,科学合理地组织和开发利用信息资源。
图1为我们描述了人类信息需求与信息管理之间的价值链关系,它表明人类可以通过对信息生命周期的有效管理和信息服务来满足人类社会生存和发展的信息需求,帮助人们消除面临的诸多“不确定性”。 翔实的信息和有效的信息服务可以节约时间、成本,帮助你或其他的人直接采取行动。
二、人们需要追求较高品质的生活和良好的工作业绩——信息管理原理之二
期刊发表网 人们对较高品质生活和良好工作业绩的追求,是产生信息需求的原动力,也是我们开展信息管理活动的基本前提条件。
自从人类诞生以来,我们就一直在追求较高品质的生活和工作业绩。关于这方面人类发展的历史情况,我们没有必要过多地加以赘述。需要说明的是人类进入新世纪以来,我们愈来愈感到人们对较高品质生活和工作业绩的追求,比之以往任何一个历史时期,都更加强烈。人们已经感受到了21世纪人类社会的生活方式和工作方式都因为信息技术的高速发展和广泛应用产生了革命性的改变。人类对所生存的这个世界的认识能力和对我们未知世界的认识能力,都因为现代信息科学技术日新月异的发展而得到了不断的增强。同时,由于信息技术,特别是网络技术的应用,人类社会中的个体、群体之间的“时空”距离大大缩小了,大家似乎都生活在一个“地球村”里。
在这个“地球村”里的人们需要一种全新的生活方式和工作方式,即“数字化生存”方式。人们希望不必花费大量的时间来查阅历史上形成的“海量”资料就可以找到所需要的关于某个事物或对象的有参考价值的信息和记录;希望“足不出户”就能得到所需要的生活物品;希望能够在自己选择的工作地点,而不必通过拥挤的道路到传统的办公场所上班;希望在面临两难抉择的时候,得到及时有效的信息服务;希望在制定工作计划和业务安排时,能够得到有价值的数据、信息和情报支持;希望在工作或经营管理出现问题的时候,能够及时得到问题产生原因方面的信息;希望能够用最少的成本付出获得最高的利润回报;等等。这些新的社会需求,在传统的社会中,是很难有效实现的。但是,我们可以欣喜地看到,这些新的社会需求正在通过有效的信息和信息管理服务得以实现。
可见,一旦社会产生了某种新的符合社会发展规律的新的需要,那么这种新的需要就将成为推动人类社会进步和发展的巨大外驱力。所以,从某种意义上说,正是因为有了人们对较高品质生活和良好工作业绩追求所产生的新社会需求,才使现代信息管理得到了前所未有的、快速发展的外部推动力。诚然,如果没有20世纪60年代世界科技的快速发展,特别是信息处理技术和网络通信技术的突破性发展,人类社会的外部需求也不会真正成为推动人类信息管理事业发展的真正推动力。
三、人们考虑以成本投入来获得良好的收益——信息管理原理之三
人类进入21世纪以来,所面临的最主要问题就是通过利用什么手段和方法才能够减少社会成本投入,又可以取得良好的管理效益、生产效益和经营收益。目前人们得到的答案恐怕只有一个,就是充分利用信息资源。然而,如果没有相对科学合理的信息管理理论的指导,没有有效的信息组织和信息服务,充分利用信息资源也只能是一种美好的愿望而已。
首先,分清“信息资源”的类型是充分利用信息资源的基本前提条件之一。按照马费成教授的观点,“如果从便于对信息资源进行管理的角度出发,我们通常将信息资源划分为记录型信息资源、实物型信息资源、智力型信息资源和零次信息资源。”②记录型信息资源是信息资源存在的基本形式,也是信息资源的主体。它包括由传统介质和各种现代介质(如磁盘、光盘、缩微胶片)记录和存储的信息和知识,如文件(文书)、档案、图书、期刊、情报资料、数据库、网页等。“信息活动中所称的具有固定的形式和较稳定的传播渠道的一次信息、二次信息和三次信息均为这类信息资源”③。值得注意的是,“尽管我们处在一个计算机大显神通的时代,但非数字化的信息资源对我们来说依然具有重要意义。在组织内部,高层管理人员的10%~15%的信息来自非数字化信息资源,中层管理人员的非数字化信息约为15%~20%,而基层人员的非数字化信息约为25%~45%。……,我们依然要重视对非数字化信息资源的管理和开发利用。”④实物型信息是由实物本身来存储和表现的信息和知识,如产品样品、模型、样机、岩心、标本、玺印等。其中有的实物会表现出某种技术信息,有的会表现出一个时代的管理信息,有的会表现出一种艺术信息和历史文化信息。“实物型信息资源虽然不可能直接进入信息系统进行管理,但为了对其进行保存、管理和开发利用,必要时还必须对其进行转换、处理和记录,否则它携带的信息就可能随着实物载体的损毁而永远地消失”⑤。智力型信息资源,主要表现为人脑存储的未编码的信息和知识,包括诀窍、技能和经验等。“它由人的活动携带,难以记录和保存,甚至无法言传。”“对智力型信息资源的管理、开发和利用可以通过政策、法规进行组织、协调,也可以借鉴和吸收人力资源管理的理论方法和实践成果,调动人的积极性,发掘人的潜能,最大限度地贡献自己的聪明才智,同时也可以采用信息技术,将隐性知识数字化,复制到机器和其他物质载体上”⑥。零次信息资源是指各种渠道中由人口头传播的信息。“零次信息是人们通过直接交流获得的信息,是信息客体的内容直接作用于人的感觉的结果,……。因此,零次信息具有直接性、及时性、新颖性、随机性、非存储检索等典型特征。零次信息的存在形式、传播渠道具有较大的随机性,难以存储和系统积累,给这类信息资源的管理带来了很大困难,因此需要采取特殊的方法搜集、记录、整理和存储”。⑦
期刊发表网 其次,充分利用信息资源还应了解和掌握不同类型信息资源的特点和主要功能。
第三,充分利用信息资源更应当明确信息资源的分布规律和基本格局。马费成教授从三个层面出发,系统分析和阐述了“信息资源的集中与分散规律”、“信息随时间的分布规律”、“信息资源在空间上的分布”等理论思想。他认为信息资源的集中有分散规律,主要表现为:信息资源分布的马太效应、布拉德富定律、齐夫定律、洛特卡定律、普赖斯定律等。 关于“信息随时间的分布规律”,他认为“研究信息在时间轴上的动态分布规律可以揭示信息资源的增长与老化,用科学高效的理论模型来刻画信息随时间的推移所表现出来的趋势,把握信息量的变化,对信息实施动态管理”。目前人们在这个领域所取得的研究成果主要包括“指数增长律”、“逐渐过时律”等。关于“信息资源在空间上的分布”,他从“信息的扩散与分布”、“文献信息资源分布格局”和“网络信息资源分布格局”等三个方面进行了深入阐述。他明确指出:“信息扩散原理是描述社会信息流传递过程中信息发送者传播信息的规律性的,它包括信息扩散(与分布)的多向对称性和信息传递的密度递减法则。信息的扩散原理必然影响信息资源在空间上的分布特征和规律”。⑧
总之,人们在社会实践中,若想减少“成本”付出,并取得良好的收益,关键是要了解信息和信息管理的重要性,通过合理地组织信息资源,充分利用信息存在和运动的各种相关规律和原理,才能获得预期的管理效果。信息如“流水”,如果管理得当,它就能造福人类;管理不当,它也会“泛滥成灾”。人们若想实现利用信息造福于人类社会的目标和愿望,就必须“修渠筑坝”,并采用各种有效管理方式和手段,才能使之蕴藏的“能量”和“价值”得到有效的开发利用。
参考文献:
①[美]约翰P·科特著.耿帅译.总经理.北京:机械工业出版社,2008年第1版,平装版序言.
②③④⑤⑥⑦⑧马费成主编.信息资源开发与管理.北京:电子工业出版社2004年第1版:14—17,46—58,65.
