浅谈Excel 在实际工作中的函数与窗体应用

周世杰 陕煤澄合矿业公司王村煤矿斜井 715200

【文章摘要】

本文以实际操作为基础，通过介绍Excel 中的相关函数结合宏自动处理能力，并与窗体相关联，用以解决日常工作中遇到的重复性及数据量较多情况下的应用技巧。

【关键词】

计算机;Excel; 函数应用

Excel 是微软公司Office 办公软件的应用组件之一，它是一款功能强大的电子表格软件，可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。简要说明其具有如下特点与功能：

1）强大的表格处理功能，Excel 具有简便和灵活的制表功能，表格中数据一旦建好勾稽关系，数据内容便会自动实现刷新；

2）强大的绘图和图形处理功能。Excel 的强大绘图和图形处理功能实现了表、图、文三者的结合，有利于管理人员进行决策；

3）丰富的函数。Excel 提供了大量的函数，包括财务函数和统计函数，可实现复杂的数学计算、财务分析、统计等，数据处理能力非常强大；

4）支持数学模型。提供多样的分析工具和决策功能。

5）使用外部数据功能。Excel 可以读取和输出多种格式的数据文件，可以从很多数据源包括会计软件的数据库中引入数据，节省获取基础数据的时间，提高效率和减少错误。鉴于它越来越广泛地被应用于众多行业和领域中，下面实例讲解如何使用Excel 函数调用宏，实现与窗体关联调用数据最终完成批量打印的技巧。

（1）一般应用

在日常应用中，大多数用户都使用Excel 来制作表格类文件，在表格中使用一些简易的数据运算，比如在单元格内输入当前单元格数据等于某单元格加上某单元格数据，甚至有些用户在Word 中制作表格，用计算器将数值算好后再手动的敲入到方格内，这样一来非但没有实现办公的自动化，反而复杂化了。有部分用户说在Word 中也可以实现“Σ”求和功能。确实，在Word 中的“Σ”求和功能可以实现行或列的数据求和功能，但是如操作者将某一单元格内数据更改后，其汇总列或汇总行内的数据不会立即随之发生改变，除非右键点击“更新域”，不像Excel 中汇总单元格会自动重新计算一次数据。除此之外Excel 中还有条件格式功能。在处理繁多的数据时，会让人感觉眼花缭乱，有时明明看准了，可一不小心眼睛一晃，得不偿失还得重新看。面对格式千篇一律的数据，我们往往不知道从哪儿看起，也不知道要找的数据在哪里。运用条件格式，可一目了然地解决这个问题。如查找成绩花名册中语文成绩大于等于90 分的，点击菜单“格式”“/ 条件格式”，在弹出的对话框内设置条件，其单元格数值“大于等于”，后面的数值输入90，点击“格式”按钮将单元格格式用图案选项卡中的颜色块如红色表示，确定后用格式刷工具将所需单元格范围用格式刷一刷即可，这样一来便可清晰看到所有大于等于90 分的用红色块标注出来了。

（2）函数结合宏与窗体相关联应用Excel 中提供了许多的函数，这些函数可以单个实现使用功能，又可以相互并用实现复合函数，正如单个汉字可以表示某一个名称，但是把汉字与汉字重新排列组合它就延伸为另一种效果了。在工作中，比如人事部门往往要填写一些人事花名册和个人收入台账之类的工作表。以往都是印制一些空表，然后由劳动人事部门下发给各基层部门，告知如何去规范格式及书写的内容，这样算来如有1000 人的工作单位，得近一周才能将表格收集反馈回来，而且书写的字迹形态各异，甚至还会有出错的现象或是涂改的痕迹，影响了整体工作效果。下面简单以建立我单位“澄合矿务局职工工资性收入签认卡”数据表为例说明。

利用Excel 编辑单位的统计报表，首先必须创建一个工作簿，本工作簿是用户在Excel 中的基本工作平台。在启动Excel后，直接在工作簿中建立“签认卡”工作表（这里称单行表）并设置好打印区域，建立另一个数据库表（这里称台账）。调出窗体工具栏，点击“微调”按钮，拖拽到非打印区域，在V1 单元格内输入数值，右键调出“设置控件格式”，在最小值处输入“1”，最大值根据台账数据行数定义，步长值为1，单元格链接按钮点击V1 单元格与此链接；接着点击窗体工具__栏中的“按钮”图标定义出一个按钮，作为“打印”按钮。根据单行表字段内容，建立好对应字段的数据库文件，如图1 所示。（上示图1 为台账表）最后，在单行表中的单元格内对应录入函数，如月工资一月单元格应录入函数及参数为：=VLOOKUP($V$1, 台账!$A$4:$AK$1389,7,0)，这里“Vlookup”为函数体，是指在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。括号内的“$V$1”是指以V 列第1 行单元格内的数据为查找依据，“台账!$A$4:$AK$1389,7,0”是说明到台账工作表中从A 列第4 行开始到AK 列第1389 行结束，拾取第7 列的数据到单行表中，0 是指精确查找。依次类推二月单元格为“VLOOKUP($V$1, 台帐!$A$4:$AK$1389,8,0)”，三月即为第9列、四月为第10 列……。最终写入VB 语句，按Alt+F11 键进入VB 编辑器，在Sheet1 代码框录入如下代码：Sub 打印()On Error Resume Nextx = [v1]y = [X1]For i = x To y[v1] = iE x e c u t e E x c e l 4 M a c r o"PRINT(1,3,5,TRUE,,FALSE)"Next iEnd Sub保存退出编辑后在刚才自定义的打印按钮上点击鼠标右键，选择指定宏找到“Sheet1. 打印”便实现了宏代码与自定义的按钮关联的操作。操作定义的微调按钮可实现当前单行表内数据内容的动态刷新功能，在X1 列输入打印结束的行号后点击自定义的打印按钮就可以实现用户自己定义的打印范围功能。这样一来所打印出的每张表格不但整洁，而且无出错率且效率也高，将以往近一周完成的工作压缩至1 日内单人完成的惊人效果。不但省了人力物力，还大大提高了工作效率。总之，Excel 是一款功能非常强大的表格处理软件，在实际的工作过程中，它的应用还远远不止这些，我们平时所应用的功能只是其冰山一角，只有在不断的研究和实践的过程中找到更多的功能和方法，它才能带给我们生活和工作上的很多方便，从而不断提高工作效率。