Excel 整理重复数据记录的方法

□马红旭 内蒙古师范大学数学科学学院

【摘要】 文章讨论的问题是对具有庞大数据量的Excel 电子表中出现的重复记录，提出了有效的标记和删除办法。

【关键词】 Excel 重复数据记录 标记 删除

引言

在对数据量比较庞大的Excel 电子表维护过程中，我们以管理学校学籍数据信息为例，经常会遇到这样一个问题， 就是需要查找出同一个工作簿内多个不同工作表中，学号、姓名或者其它字段相同的重复记录。要求先把它们显示出来，然后再用人工或自动方法进行删除。由于数据量很大，人工查找删除又费时费力，而简单合并成一个工作表又有可能造成数据混乱，所以，这里我们将给出Excel 整理重复数据记录的方法。

一、Excel 数据源备份

为防止数据丢失，可以先插入若干工作表，复制数据源所有数据在这些表中，使数据源得到备份。

二、查找、标记重复记录

打开工作表数据，我们可以根据电子表中每个字段名，逐列排查重复记录。这里以检测A 列为例，首先在A 列右侧先插入一列，得到B 列作为标记列，然后在B1 单元格中输入公式：=IF(ROW()=MATCH(A1,A:A,0),1,”重复”)，函数MATCH 的作用是对整个A 列（A:A）进行查找，如果第一次查找到A1 值，则使对应B1 单元内容等于1，如果是第二次或第N 次查找到A1 值，则在右侧B 列标记列对应单元中写入“重复”字样。

然后按照记录个数需要，向下拖动B1 单元右下角的复制句柄，使B2、B3…Bn 得到相应的值，Bn 单元格中公式内容为：=IF(ROW()=MATCH(An,A:A,0),1,” 重复”)， 其中An 依次代表A1 到An 单元的值。

而公式中A:A 表示检测整个A 列，这里应该注意A 列数据应尽量不为空。如果是A 列某一段区域, 用户还可以根据需要自行修改，比如写成A2:A10，表示只检查A2 到A10 单元的数据有没有重复。

这时再仔细观察新的标记列B 列所有数据，它们的值分别为1 或者“重复”字样，具有“重复”字样的记录，就是我们标记的多余重复记录，稍后需要用户删除。

当然，我们还可以使用COUNTIF（）函数，在B1 单元格中输入公式：=IF(COUNTIF(A$2:A6,A6)>1,”重复”,1)，再依据A 列记录个数的需要向下拖动B1 单元格右下角的复制句柄，同样可以达到查找、标记重复记录的目的，这两种标记方法既简单又非常有效。

三、删除带有重复标记的所有记录

经过上述处理之后，所有多余的重复记录就都被我们标记出来了，接下来的任务是把所有带“重复”标记的记录删除。由于手工删除工作量可能太大，又容易出错，所以这里我们启动vba，运行如下程序，让计算机对默认工作表sheet1 自动完成删除多余记录的任务。

Sheet1 删除重复记录程序代码如下：

Subrt()

DimiAsInteger

Fori=10To1Step-1’i 初值可以取其它值

IfApplication.WorksheetFunction.CountIf(

Cells(i,2),”重复”)ThenRows(i).Delete

‘查找同行B 列中等于‘重复’值，找到则删除该行记录

Nexti

End

另外，稍加修改上述程序，我们就可以对同一个工作簿中其它张工作表（以sheet3 为例）中的重复记录，进行相同的删除操作。该程序中还考虑到个别复杂情况下，用户有可能对工作表中若干列都进行过重复记录标记工作，其中某几列同时做过标记才能删除，这里用户只需要修改if 语句中逻辑表达式即可完全任务。至此，工作表中所有多余记录都被删除，最后删除标记列B 列。

程序代码如下：

Subrt()

DimiAsInteger

Fori=10To1Step-1’循环

IfSheet3.Cells(i,4)=” 重复”AndSheet3.Cells(i,5)=” 重复”ThenSheet3.Rows(i).Delete

‘查找sheet3 中同行第4 列和第5 列同时等于“重复” 字样，找到则删除该行记录

Nexti

EndSub

四、综述

利用上述方法，我们把Excel 所有重复数据记录找出并删除了，问题得到解决，该方法省时省力，安全高效，对于大型工作表数据维护的意义非常重大。