设计高校办公自动化系统的探索与研究

文/李策

办公自动化系统的开发已是一种流行且适应于社会发展需要的工作内容。本人基于java 技术开发一个高校办公自动化系统。

【关键词】办公自动化 B/S 模式 系统

随着计算机技术的飞速发展，人们已经开始越来越多地运用计算机来解决实际的工作问题。在信息化时代的今天，信息化用户对信息的需求量、广泛程度和时效性的要求日益提高，传统的办公和管理模式受到了极大的打击，办公的方式、辅助手段和工具也发生了日新月异的变化。为了适应信息服务业的飞速发展，提高和扩大信息资源的处理能力，充分享受国际互联网的信息资源，越来越多的单位开始采用无纸化网络办公系统，因此，办公自动化系统对高校办公来说已经是必不可少的。

1 系统的功能概述

高校办公自动化系统分为六大功能模块，分别是新闻公告模块、部门管理模块、辅助办公模块、公文审批模块、考勤管理模块及系统的权限管理模块在新闻公告模块中，主要实现了新闻公告的发布、更新和管理等功能；在部门管理模块中，主要实现对部门员工的管理，部门领导可随时查看员工的工作计划；在辅助办公模块中，主要实现了办公用品的管理与发放、会议室的管理和车辆管理等功能；在公文审批模块中，实现了工作流审批等功能；在考勤管理模块中，实现了考勤的统计，便于查看员工的整体工作情况；在系统权限管理模块中，实现了分级管理、部门隔离等功能。

2 系统功能结构

高校办公自动化系统的体系结构选择B/S模式，它是对C/S 结构的一种变化或者改进的模式。B/S 模式（Browse/Server，web 浏览器模式）是一个三层模型，即客户端、Web 服务器及数据库服务器，它使客户端进一步变小，客户端的任何计算只要安装了浏览器就可以访问应用程序，可以将整个应用程序逻辑驻留在Web 服务器上。

而传统的C/S 模式(Client/Server，客户机/ 服务器模式) 则是一个两层模型，一端是客户机，一端是服务器，C/S 结构虽然采用的是开放模式，但这只是系统开发一级的开放性，在特定的应用中无论是客户端还是服务器端都还需要特定的软件，没能提供用户真正期望的开放环境，它已经无法满足现在的远程网络办公和移动办公。B/S 结构则不同，它利用不断成熟和普及的浏览器技术实现原来需要复杂专用软件才能实现的强大功能，它的前端是以TCP/IP 协议为基础的，企业内的服务器可以接受安装有web 浏览程序的Internet 终端的访问，作为最终用户只要拥有web 浏览器就可以，这样大大简化了客户端，并节约了开发成本。

3 高校办公自动化系统的前台服务模块

3.1 新闻公告模块

该模块用作用户浏览新闻和公告，大家都可以查看，只有发布新闻或公告的用户才有权修改、删除该信息。本模块中应该保存的信息有新闻公告的填写人、新闻公告的主题、新闻公告的内容、新闻公告的时间等。

3.2 部门管理模块

该模块用作当前的登录用户添加、修改、删除和查看自己的工作计划列表，领导可查看员工的工作进度。本模块中应该保存的信息有用户名、工作计划的主题、完成进度等。

3.3 辅助办公模块

该模块主要实现的功能有办公用品的管理与发放、会议室的管理、车辆管理。办公用品发放管理，一般部门向办公用品管理部门提出领取办公用品申请，办公用品管理部门核对审批后，由管理员发放申请的办公用品。会议室管理，员工开会前首先通过本系统查询会议室的使用情况，可提前申请定会议室和投影议等设备，指定会议的开始和结束时间，以便其它部门和人员申请使用会议室等设备。车辆管理，车辆使用前需要通过本系统申请车辆使用权，车辆使用时间、车辆使用人员和车辆用途通过本系统管理，每个月可以统计车辆的使用情况，可以按照车型、使用人员、使用时间等分别进行统计，以便了解车辆使用的整体情况，方便后期的资源调配。

3.4 公文审批模块

公文审批实现级级上报的机制，直到上报到有审批权限的领导。公文呈报人员可以查看公文审批的状态，审批成功后，以站内消息的方式提醒公文上报人员公文审批结果。办公公文审批流转处理的方式可以概括为：每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。

3.5 考勤管理模块

该模块包括对各种请假、出差以及上下班的登记，方便又有效。

3.6 权限管理模块

该系统功能的开发与设计，是完全针对高校内部进行办公管理以及为各部门员工提供便捷的电子化交互平台搭建的。权限管理可以对用户身份进行验证，是高校办公自动化管理系统的重要组成部分之一，它主要功能是在系统用户进入系统时的身份识别以及在不同页面浏览时的身份验证，以防止公司重要资料的泄露。

4 遇到的问题和解决方案

4.1 需求分析的确定

在需求分析方面，难点是准确确定办公自动化系统各模块的需要，以及各模块中子模块的相互区分与联系。不同的学校有着不同的工作方式，每个人又存在着不同的工作习惯，因此，在需求分析阶段，出现了很多个性化的需求。为了今后工作的效率及系统更好的使用，需要明确哪些工作流是必须在系统上实现的，哪些工作是要放在系统外通过沟通来进行的。将在需求详细调查中所得到的文档资料集中整理后，对组织内部整体管理状况和信息处理过程进行分析。系统分析所确定的内容是今后系统设计、系统实现的基础。

4.2 各功能模块的协调

在办公自动化系统模块的功能实现方面，难点是确定各子模块所需实现的功能，各模块之间的功能的协调和信息沟通，子功能模块在设计结束后的相互联系与整合。通过多次测试，保证模块更有效的实现其功能。

5 结语

办公自动化将是我们生活中不可缺少的一部分，该系统提供了办公自动化的基础业务服务，具有高安全性，高效率性，易操作性等等，必将会给该领域做出贡献。

参考文献

[1] 孙淑杨. 办公自动化原理与应用[M]. 北京：中国人民大学出版社，1999.

[2] 孙卫琴. 精通Struts 基于MvC 的Javaweb设计与开发[M]. 北京：电子工业出版社，2004.

[3] 管贻生.JAVA 高级实用编程[M]. 北京：清华大学出版社，2004.

[4] 王波. 办公自动化系统设计[M]. 北京:人民邮电出版社，2003.

作者单位

沈阳理工大学　辽宁省沈阳市　110168

辽宁省新闻出版学校　辽宁省沈阳市　110032