会议室预约系统的设计与实现

文/黄丹

会议室是学校的公用资源，而目前申请学校会议室大多采用电话沟通的方式申请，存在几个方面的问题：一是会议室申请时间冲突；二是会议室位置分散；三是目前会议室申请方式陈旧。本文基于以上问题提出了建立符合学校特征的简便易用的会议室管理系统，为实现有效的、柔性的、集成化的管理提供了一种可行的方案。

【关键词】会议室 预约系统

作为办公自动化系统的一个重要分支，会议室管理系统随着OA 系统的发展而不断壮大，在国外，目前已经具有发展比较成熟的系统，但其灵活性都相对较差。在我国，会议室管理系统的研究起步较晚，但发展较快。目前主要有四种开发模式：（1）二次开发的系统；（2）自主研发的系统；（3）在Windows.Net 框架基础上进行开发的系统；（4）利用Java 技术进行开发的系统。本系统选用SSH 架构实现，能够充分体现基于组件开发的优势，完成可视化的会议室管理系统，并根据会议室申请过程中会遇到申请时间冲突，协调麻烦等问题采用一种基于D（部门级别）、E（紧急程度）多目标调度算法。实现对会议室资源有效管理，提高资源利用率和工作效率，达到“即时操作，即时见效”的功能。

1 功能概述

系统主要功能包括：会议室基本信息维护、会议室占用情况显示、会议室冲突提示、会议室申请。以上几种功能构成了系统的两大模块，每一模块实现几种完整的功能，两模块之间顺序关联，构成了一条完整的业务流水线。

2 功能实现

国内外已经有许多会议室管理系统的成功案例，但他们大多都是基于ASP，PHP，JSP 的， 很少有用Struts 框架的， 并且他们的用户界面并不是十分的友好。Struts 是一个基于J2EE 平台的MVC 框架， 主要是采用Servlet 和JSP 技术来实现的。本系统选用SSH 架构实现，能够充分体现基于组件开发的优势，完成可视化的会议室管理系统。研究和应用主要分为会议室信息维护及会议室申请两部分。每一部分的具体功能包括：

2.1 会议室信息维护

会议室信息包括会议室基本信息及会议室占用情况两部分。

（1）会议室的基本信息包括会议室的各种属性，如：会议室所在位置、可容纳人数、是否具有多媒体设备、能否联网等，如图1 显示。申请者可以直接的定位自己所要申请的会议室；管理员可以对会议室基本信息进行维护，包括增、删、查、改四种功能。管理员通过系统的会议室模块新增一条会议室信息，并设定会议室各项属性值；对于已有的会议室信息管理员可以删除记录；修改功能实现现有会议室信息的改动与保存；查询功能实现对现有会议室信息的查看。系统提供界面友好的jsp 页面，该页面清晰明了的展示了这些功能。

（2）会议室占用情况是通过日历组件展示的，通过这一功能，会议室申请者可以清晰的了解到当前会议室在哪些时间被占用，这个时间可以具体到时间段。会议室申请者通过页面上相应的会议室状态链接进入日历，日历页面展示了当前会议室的占用情况、占有时间、申请人、联系方式。已批准的申请与未批准的申请分别以不同颜色标注，方便申请者区分。双击日历上的某一天，即可进入会议室申请页面。

3.2会议室申请

会议室申请功能包括申请会议室及申请信息查看两部分。

（1）申请会议室：会议室申请操作在日历组件中通过Java 脚本语言实现。双击要申请的日期，触发双击事件，调用添加申请功能，进入申请页面。申请人填写申请页面的各项属性，包括开始时间、结束时间、会议内容、联系方式、会议人数等，申请人，申请人单位等信息由系统自动获取，不需要人工填写。申请信息填写完成后就可以提交申请，提交后系统可以对已过期的日期，不合法的申请时间给出友好的提示（该申请日期已过期或该日期已有人申请），申请人应该根据提示修改自己的申请信息。会议室申请成功提交后，申请单就进入申请流程。会议室申请通过平台流程设计器实现申请的流转，逐级审批通过后该申请方可生效。申请人首先将申请表提交给部门领导申请，若部门领导审批不通过，申请会被打回给申请人，若部门领导审批通过，申请将发送到会议室管理员处，管理员审批不通过申请会被打回给申请人，审批通过后日历上的申请信息将变为红色。

（2）查看申请信息：普通用户只能查看本人提交的会议室申请，对拟稿中的申请条目可以进行删、改处理，可以查看当前申请的流转过程，每一步流程的处理意见及被退回申请的原因。会议室管理员可以对全部申请进行增、改、删、查操作。

4 结束语

会议室管理系统是针对目前学校使用过程中的现状，以及会议室管理部门根据当前实现信息化的管理要求，设计出来的一套实用有效的会议室管理系统。利用会议预约管理系统安排会议和活动，简化调度和协调非教育活动策划，每个事件管理所需的所有设备和资源，以及用户之间共享调度信息化解决方案。

作者单位

辽宁省新闻出版学校　辽宁省沈阳市　110032__