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事业单位档案管理信息化建设问题

浏览227次时间：2014年1月16日 16:29

田驰长春市文化广场绿化管理处 130000

【文章摘要】

事业单位档案作为事业单位一种基础性信息资源，是事业单位信息资源不可或缺的重要组成部分。因此，要快速推动档案信息资源的信息化发展，对档案信息资源要不断地开发和建设，只有这样，才能够使档案工作更有效地服务于事业单位信息公开和物质文明、政治文明和精神文明建设。

【关键词】

事业单位；档案管理；信息化建设

一个单位的档案，真实地记录着此单位的一切活动，是此单位发展与成长的见证，先辈们的一切经验财富以及重要的信息资源全部收录其中。因此，在事业单位的管理工作中，档案管理其中的重要环节之一，档案的合理化管理和应用，能够提高单位的效益，同时对整个单位人事的科学化管理也有着重要的影响。

1 档案管理信息化的定义

档案管理信息化是指以档案实体通过信息化形式向社会提供服务为重点的档案管理形式代替原来的以档案实体管理为重点的档案管理形式。档案实体的信息化, 能够使事业单位的档案管理效益得到提高。相当于纸质档案来说，电子档案更易于查询、修改以及保存, 同时，还能够在网络上进行快速的传递，使档案管理的效率大大提高，从而也降低了档案管理的成本。

2 事业单位档案信息化管理系统

2.1 事业单位档案信息化管理系统的组成

该管理系统由档案采集系统、档案管理系统以及网上查阅系统三部分组成。在实际应用中，该系统能够使档案数字化管理实现，并能够使干部档案的网上浏览功能实现，使档案的信息化管理水平得到进一步提高，使事业单位的工作管理更加规范化，同时也为单位人事的任用、提拔等提供了非常大的便利条件。

2.1.1 档案采集系统：该系统的主要功能是能够对纸质档案材料进行数字化采集处理。其具体功能主要为档案采集、目录整理、系统维护、档案审核四方面，同时能够在网络上实现多个客户端同时对不通材料档案进行采集，大大提高了信息采集的效率，在实际应用中非常方便、快捷并且高效。

2.1.2 档案管理系统：该系统的主要功能是能够对人事档案材料进行收集、整理、鉴别、统计、转递、保管、查阅等，主要由信息管理、管理工具、业务管理以及系统维护四个部分组成。

2.1.3 网上查阅系统：该系统能够让人事档案资料信息进行网络浏览查阅，使人事管理更加明朗化。同时，为了保证单位人事档案资料信息的安全，该系统也采用了多种加密处理方式，能够保障系统内的资料不被破坏或窃取。

2.2 事业单位档案信息化管理的主要功能

2.2.1 档案流水化采集功能能够让档案的扫描和采集进行多人多客户端化，同时还能按照客户端的不同权限进行严格的分工和管理。

2.2.2 网上档案阅档功能提供了单位内部或者异地单位浏览资料的功能，并对浏览查阅痕迹进行记录，同时还对用户访问、信息浏览以及数据下载等功能进行严格的安全控制，能够有效保护人事档案资料的安全。

2.2.3 档案业务处理功能包括档案材料的管理、档案案卷管理、档案信息审核、档案零散材料收集、任前档案审核几项功能，能够使档案管理与组织部门的档案管理工作紧密接合起来，使日常档案业务处理更好地完成。

2.2.4 基础信息维护功能主要进行单位信息、后备、在职、离退休干部管理、其他人员类别管理以及各种样式的名册输出等功能。

2.2.5 查询处理、统计分析，该功能能够对数据库人员、档案信息进行统计分析以及综合查询。

2.2.6 其它辅助功能能够实现数据的传输、备份以及恢复，同时还能对用户和浏览痕迹进行管理等。

3 事业单位档案信息化管理的原则

3.1 统一管理

单位所有档案信息以统筹规划、统一管理制度形式执行，并且对一些保存价值较高的档案信息实施集中化管理。

3.2 全程管理

为了确保系统内的文件一直处于受控状态，因此，对每一分电子文件的形成、利用、传输、办理、保存、销毁等都进行全程管理。

3.3 规范标准

要制定出一套统一的管理标准和规范，并在档案信息管理的过程中落实。

3.4 便于利用

档案资料的数字化能够充分发挥出高效便捷的特点，同时还能够对不同层次的文件进行分权限使用。

3.5 安全保密

档案信息管理采取有效的技术管理和管理措施，确保电子文件信息安全。

4 事业单位档案信息化发展概况及趋势

4.1 事业单位档案信息化建设的发展过程由起步、推进和系统发展三个阶段组成

4.1.1 起步阶段

该阶段是从上世纪七十年代末到九十年代初期，在这段时期内，由于计算机技术的发展，我国一些事业单位开始率先引进计算机技术进行档案的管理。

4.1.2 推进阶段

这一阶段是从上世纪九十年代中期到本世纪初，这一时期是档案信息化建设快速发展的时期，随着计算机技术的不断发展，，事业单位对档案的信息化建设也有了比较高程度的增加，越来越多的信息化设备投入到单位的档案部门，进一步完善了档案信息化建设的相关法规。同时，随着互联网是发展，一些档案的网站也在这个时期开始建立。

4.1.3 系统发展阶段

进入本世纪后，网络信息技术开始快速发展，并得到广泛应用，档案信息化建设抓住这一时机进行了快速的发展。

4.2 事业单位档案信息化发展趋势

4.2.1 对事业单位传统档案管理业务变革的推动

在信息化相对发达的今天，事业单位档案管理由传统的纸质载体逐渐过度为数字化载体，档案管理的环境也由传统的档案室转变为数字化环境。在一系列的改变下，事业单位的档案管理工作的一些方法、理念、流程都发了很大的变化。

4.2.2 对档案工作标准规范体系完善的促进

事业单位档案信息化建设和其他信息化建设一样，包括基础设施、信息资源、应用系统、安全管理、人才培养以及标准规范等一系列内容，是一项系统浩大的工程。只有在档案管理以及电子文件管理体系完善的基础上，档案信息化建设才能够发展。

4.2.3 为社会提供更多有效的资源与服务

档案信息化建设通过资源体系建设，能够更好地为社会提供服务，服务体系能够在资源体系的基础上，为社会提供方便、快捷、高效的服务。

4.2.4 向推进信息技术应用的纵深发展

档案信息化的建设，必须依赖计算机以及互联网技术，档案管理人员必须熟练的掌握这些技术，才能够有效地把档案信息建设起来，在此基础上，随着档案信息化的不断深入发展，也能使得信息技术在档案领域向纵深发展。

综上所述，事业单位档案信息化的建设是一项长远的发展任务，这也是信息高速发展的今天，档案工作必须要面对的严峻挑战，同时也是事业单位档案事业发展的一个新的高峰。