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财务软件中自动转账功能的应用

浏览158次时间：2011年9月01日 14:57

摘要：由于会计期末业务具有稳定性、规律性的特点，利用自动转账功能能简化和提高期末业务处理的进程和效率。文章在阐述自动转账功能基本内涵的基础上，分析了自动转账功能处理的会计业务类型，指出该功能存在的缺陷，提出在应用自动转账功能时应注意的问题及完善的措施。
　　关键词：财务软件自动　转账功能　期末业务　自动转凭证

　　由于会计期末业务的处理具有较强的规律性，当录入为凭证时，其摘要、借贷方科目、金额来源、计算方法等变化不大，为提高期来业务的制单效率，也为了防止财会人员遗漏对期末业务的及时处理，通用财务软件都提供有自动转账的功能。将期末业务设置为自动转账凭证模板，使其计算方法固化，只要执行调用凭证模板的操作，即可生成自动转账凭证，这在一定程度上也能规避如计算方法不准确而导致的会计差错的产生。财务软件中的自动转账功能具有简化和加快期末业务处理速度、提高记账凭证的正确率、保障会计业务的完整性等方面的明显优势。
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　　一、自动转账功能概述
　　
　　(一)概念
　　
　　自动转账是指在财务软件中，通过对记账凭证生成要素的设置，由系统自动生成指定业务的规范化记账凭证的一种操作功能，为在适当时刻生成记账凭证而将某一转账业务所涉及的摘要、借贷方科目、金额计算方法等预先予以设定，即建立一项业务的转账模板的过程，称为自动转账凭证的设置(或称为定义)。依据自动转账凭证模板来生成特定业务的记账凭证的过程称为自动转账，由自动转账生成的凭证称为自动转账凭证，属于机制记账凭证。
　　
　　(二)自动转账的种类
　　通用财务软件提供两类自动转账功能，一类是在账务处理模块中，以辅助核算或期末业务处理的形式提供的转账设置与凭证生成功能。由于这种转账一般是在账务系统内进行，也被称作内部转账或内部结转，如销售成本结转、制造费用结转、汇兑损益结转、期间损益结转等。第二类是在薪资、周定资产等专项管理模块中提供的费用分摊与结转功能。因为涉及账务系统外的专项核算系统，亦称之为外部转账或外部结转，如工资费用分摊结转、周定资产折旧计提、往来业务及坏账准备计提、差异结转与成本结转等。
　　
　　(三)自动转账功能的构成
　　自动转账功能包括“转账定义”和“转账生成”两个组成部分。“转账定义”就是设计转账凭证模板——设置好凭证的摘要、借贷方科目、以及金额的取数公式，该工作属于自动转账凭证设置的初始化工作。当处理期末业务，制单人选择调用设置好的凭证模板，由计算机自动生成所需的记账凭证，这就是“转账生成”。
　　
　　(四)设置为自动转账凭证的经济业务应满足的条件
　　适合设置为自动转账凭证的经济业务，通常需要满足以下几个条件：
　　1.期末业务具备稳定性和规律性。如税金计提、成本结转、费用的分摊及结转、期间损益结转等期末业务都具有一定的时间性，且有规律地在不同的会计期间反复发生，为了简化录入凭证过程及加快和提高期末业务处理的进程和效率，可预先对期末业务进行自动转账凭证模板的设置，待需要时调用凭证模板即可生成所需的自动转账凭证。自动转账的意义在于多次重复应用，只有对于不同会计期间须重复多次处理的业务，才能在反复应用中体现出自动转账功能的简便、快捷的优势。
　　2.会计科目能够事先确定。定义自动转账模板的关键点在于将凭证涉及的摘要、借贷方会计科目、金额的来源和计算方法预先设置好存入系统，待需要生成凭证时，只要选择已定义好的模板，系统自动生成凭证。可见，模板一旦被设定，就只能按照事先的定义方式来生成实际业务的记账凭证。凡不能确定最终会计科目的业务，是无法以自动转账的方式来处理的。
　　3.金额可以事先预知或可以被描述。转账业务的发生金额同样也具有一定的规律性，如折旧额可按折旧公式计算，制造费用可按某一确定比例分配，成本可按当前余额结转。只有确定的金额来源，或者体现着某种规律性的金额取得渠道，才能够事先以某种规范的方式将其描述和表达出来。反之，发生金额不能被事先预知，或不能被准确描述的经济业务，都无法交由系统进行自动处理。
　　
　　二、自动转账功能处理的会计业务类型
　　
　　(一)销售成本的结转
　　商品的销售成本是由已销售商品的数量乘以销售商品的成本单价计算得到的。当实现产品销售收入时，所做的账务处理：一是收入的确认，二是销售成本的结转。在录入收入确认的凭证时输入了产品销售单价和数量。且事先在填制商品入库的记账凭证时，能将入库商品的数量和单价及时输入系统，则库存商品的平均单价能计算出来。那么，已销售商品的数量和成本单价都是已知数。也就是说，系统记账后，系统可以从“库存商品”账户中获取单价，从“主营业务收入”账户中获取已售产品的数量，商品的销售成本是可以由系统自动计算出来的。基于这个原理，许多财务软件的账务系统中，都提供了销售成本自动结转的功能。
　　要想在“转账生成”时生成正确的销售成本结转凭证，必须事先做好以下几项操作：首先，该业务涉及的库存商品、主营业务收入、主营业务成本必须在会计科目属性中设置为数量核算，在“转账定义”时输入三个科目对应的科目编码，并且这三个科目的下级科目结构也必须相同；其次，在录入收入确认的凭证时要输入产品销售单价和数量；再次，要将收人确认的凭证执行记账操作。这样，执行“转账生成”后系统就可以自动给出销售成本结转的凭证。
　　
　　(二)汇兑损益的结转
　　汇兑损益结转设置用于期末自动计算外币账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证。汇兑损益只处理外币存款户、外币现金以及外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权益类账户、成本类账户和损益类账户。
　　在执行汇兑损益结转之前，先要做好以下几项操作：在账务系统的初始化设置中设置好外币汇率；输入外币业务凭证时输入外币发生额；期束输入调整汇率，并将涉及外币科目的会计凭证执行记账操作。进行“转账定义”时给出汇兑损益入账科目。期末执行“转账生成”后系统就可以自动给出汇兑损益结转的凭证了。
　　
　　(三)期间损益的结转
　　期间损益结转设置用于在一个会计期间终了时，将损益类科目的余。额转到本年利润科目中。损益类科目结转主要是对于主营业务收入、主营业务成本、主营业务税金及附加、其他业务收入、其他业务支出、管理费用、营业费用、财务费用、投资收益、营业外收入、营业外支出和所得税等科目的结转。
　　进行“转账定义”时，损益科目结转表中将列出所有的损益科目。损益科目结转表的每一行中的损益科目的期末余额将转到该行的本年利润科目中去。如果需要某损益科目参与期间损益的结转，则应在该科目所在行的本年利润科目栏填写相应的本年利润科目。若不填本年利润科目，则将不结转此损益科目的余额。执行“转账生成”前，要将所有涉及损益科目的会计凭证进行记账。
　　
　　(四)科目余额的对应结转
　　如果要对两个科目或其下级科目的期末余额进行一一对应的结转，则可以选择“对应结转”功能。如将“制造费用”账户的余额转入“生产成本”账户、“本年利润”账户的余额转入“利润分配——未分配利润”账户。
　　对应结转一般针对资产、成本或费用类科目，且只结转期末余额。在“转账定义”时要指明转出科目和转入科目。执行“转账生成”时转出科目方向根据其科目属性的余额方向确定，即若余额方向为“借”则从贷方转出，否则从借方转出，转入科目方向与转出科且方向相反。对应结转不仅可以进行两个科目一对一结转，还可以进行科目的一对多结转。执行“转账生成”前要把涉及转出科目的会计凭证进行记账
三、自动转账功能存在的不足：自动转账功能无级别设置及校验功能
　　
　　自动转账业务是有先后顺序的，因此也就形成了期末转账业务的级别。根据实际工作中会计业务发生的先后顺序，进行会计业务的转账处理，才能形成正确的会计数据，这是每个财会人员所共知的。但在财务软件的自动转账模块中却没有设置转账业务的级别，致使会计业务不熟练的人员操作时出现自动转账凭证数据错误。笔者在财务软件培训教学中就曾发现，一些学员在使用自动转账功能处理期末业务时，未将制造费用结转至生产成本(属于低级别的转账业务)，就直接进行期间损益的自动结转(属于较高级别的转账业务)，结果生成的利润额自然出错。经了解。部分学员是由于操作疏忽而遗漏，另一些则是由于会计知识不扎实所致。如若设置了业务级别控制，只能生成了低级别的转账凭证才允许生成较高一级别的转账凭证，这可在一定程度上规避部分会计差错的产生。通用财务软件的自动转账业务模块应当根据手工情况下会计转账业务的顺序来设计，同时要利用软件和计算机的特殊功能，对转账业务级别进行校验，以免转账级别较高的记账凭证先生成，或低级别的凭证在未记账的情况下生成高级别的凭证，从而造成财务数据的错误。在财务软件的使用过程中，经常会出现这种情况：低级别的凭证已经生成，但尚未审核记账，这时生成高一级别的凭证时系统也允许生成，从而导致生成的自动转账凭证数据错误。因此，应在自动转账模块中增加凭证记账级别校验功能。
　　
　　
　　四、自动转账功能应用时应注意的问题及完善的措施
　　
　　(一)应用时应注意的问题
　　1.自动转账凭证需进行与手工录入凭证相同的后续处理。“转账生成”后的凭证是未记账凭证，对它们仍需进行后续的审核、记账操作，否则账务处理系统无法进行正常的记账结账。
　　2.转账前须将所涉及的相关业务登记入账。转账凭证中各科目的数据都是从账簿中提取、经处理后生成的。因此，为了保证所取数据的完整、正确，在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的相关业务登记入账，否则，自动转账凭证生成的数据将出现差错。
　　3.转账生成时应遵循一定的处理顺序。期末业务是相互关联、互相衔接的，业务处理有严格的顺序，必须保证让系统按顺序生成转账凭证。有些期末转账业务必须依据另一期末转账业务产生的数据，如汇兑损益结转产生的财务费用会影响往本年利润结转的费用数额，那么就要先结转汇兑损益并将该凭证记账后再结转本年利润。因此，期末转账需要根据业务的特点分批按步骤来进行处理。可以利用软件提供的“转账序号”按业务正确的结转顺序进行“转账定义”。
　　4.掌握系统的自动明细匹配规则。如在进行销售成本结转时，要求指定库存商品、主营业务收入、主营业务成本这三+--级科目及其下级科目结构必须相同，系统软件会自动匹配明细科目并按对应关系一一予以结转，否则系统将无法执行自动转账功能。
　　5.控制自动转账运行的次数。自动转账凭证中专项设置功能(如汇兑损益结转)通常能自动控制一个会计期内被调用的次数。一般不会出现多次重复制证的情况。但大多数自动转账模板是可以在一个会计期间内被重复使用的。用户必须留意期末结转业务处理的次序，防止跳跃进程或重复进程而出现漏记、重记等错误。
　　
　　(二)完善的措施——设置转账业务级别，增加转账业务级别柱验功能
　　自动转账模块应增加转账业务级别设置及校验功能，以划分转账业务的先后顺序及层次。只有这样，才能避免在低级别的凭证没有生成时生成高级别的凭证，或在低级别的凭证没有记账就生成高级别的凭证，造成自动转账模块生成的记账凭证数据错误。
　　增加转账业务级别校验功能，由软件校验转账业务属于哪一级别的业务，并检测本级转账业务是否全部生成，若有未生成的转账凭证，系统应给予报告，提示操作人员是否继续生成高一级凭证。
　　增加凭证记账校验功能，并确保自动转账层次低的凭证均已记账。在进行期末转账业务的凭证制作时，若本级凭证尚未全部生成，而要执行生成高一级别凭证的操作时，系统应予以提示，并限制其进行下一步的操作。这样，可规避财会人员存在遗漏处理的差错。