疾病预防控制机构档案信息管理系统开发与应用

【摘要】  目的  为了加强疾病预防控制机构档案信息管理，我们开发和应用了疾病预防控制机构档案信息管理系统。方法 系统采用C/S结构，界面框架采用Powerbuilder 8.0工具进行开发，模块应用程序采用Delphi 7.0 工具进行了系统开发。结果 通过该系统的实施，提高了档案信息管理的工作质量和效率，使挡案管理管理更加及时、准确、全面、规范。结论 提高了工作效率，规范了工作程序，做到了档案信息管理系统化、程序化、科学化。
【关键词】  疾病预防机构  档案管理  信息系统  应用
        档案信息管理是疾病预防控制机构非常重要的一项工作，它全面、系统、连续记录了一个单位，一个部门发展的全貌和成绩，是一种历史文献，可为今后的工作提供咨询、发展、决策的科学依据。自从上个世纪九十年代后期有条件的单位己逐步使用档案信息管理系统，档案信息管工作进入了网络信息时代。但疾控系统档案管理工作发展不平衡，存在一定的问题和不足，与其它机关、事业单位相比，己处于落后状态。 因此，我们根据疾病预防控制机构卫生防病档案信息管理工作需求和特点开发了，疾病预防控制机构档案信息管理系统(以下简称系统)，现报告如下
        1 系统设计技术
        1.1设计目标
        按照IS0/IEC 17025准则的要求，开发疾病预防构档案信息管理系统，建立信息管理的自动化网络平台，实现对档案信息分类管理和对外地资源等信息综合管理，推动业务流程的标准化和自动化，全面  管理与决策与业务处理能力，减少业务差错，减少运行成本，提高工作效率和质量。各项功能在满足常规业务需求的同时，能处理各种特殊业务需求。
        1.2设计原则
        遵循统一规划、统一设计、统一标准、协议和接口的原则，确保系统先进、经济、适用、安全、可靠；采用国际通用的软件开发标准和开发工具，确保系统的开放性和较高的可维护性；充分考虑系统的可扩展性，以适应不断发展业务需求；充分保护现有软硬件和数据资源。
        1.3体系结构和技术特点
        采用以C/S模式为主体的体系结构。界面框架采用Powerbuilder 8.0工具进行开发，模块应用程序采用Delphi 7.0 工具进行开发。系统功能强大、稳定、操作方便；数据库端充分利用了sql server 2005的特性，利用存储过程实现了大量业务处理逻辑的封装，利用触发器维护了数据的一致性、完整性。
        1.4外部接口
        软件接口可将数据输出到Excel，Word或Access等，或从这些格式的数据文件中导入数据，从而使用户有更大的灵活性。硬件接口主要解决从各种检测设备中自动提取数据。
        1.5运行环境
        硬件平台：微机(CPU ５８６及以上, 内存６４M以上），打印机（针式 Lq1600系列）。软件平台：中文WINDOWS 98/ME/NT。服务器网络操作系统选用Microsoft Windows 2003，数据库为sql server 2005，客户端操作系统为Windows xp/vistar系列,文档处理系统采用MS Office 2003。
        2 系统特点
        该系统以下特点：采用Wｉnｄｏwｓ NT技术和先进的Client/Sever客户/服务器模式，支持MS-Sever.Sybase等多种大型数据库，提供intent服务；该系统功能强大、稳定、先进、经济、适用、安全、可靠、操作方便，可实现系统功能的增加及调整，易于升级和维护； 业务处理高度自动化、智能化、无纸化。 

系统按默认设置自动进行任务分派；采取模块化设计，可方便实现系统功能的增加及调整，易于升级和维护；本系统硬件要求低，运行费用少，而且界面美观，操作简便，经过几天的培训就可上岗，适合基层单位使用；该系统高度自动化、智能化、无纸化。数据输入方式灵活多样，可以直接录入、拷贝录入或批量导入，数据输出可以打印，也可以导出为Excel、Word、HTML等格式。这样，有效保证了系统的灵活性和实用性；该系统信息自动分类，如把年度工作计划、工作总结、领导讲话、会议记录、音像照片。目标管理文件、重点疾病控制、工作简报、典型事例、典型人物、科研成果、专利、论文、著作、重大突发公共卫生事件、人事变动等输入系统会自动分别归类存档保存。
        3 系统功能
        该系统由信息录入、档案管理、查询、文件管理、数据字典、系统维护六部份组成。
        3.1信息录入 信息录入包括首先录入信息的类别、时间、编号、题目即可，也可实现拷贝录入或批量导入档案相关资料，大大提高了工作效率。
        3.2信息管理 信息管理，信息统计。信息管理是对档案资料可以随意进行增加、修改、删除。信息统计管理是对已存档的信息进行统计、分析、备查等
        3.3查询 查询功能十分简便、易行、快速、准确，可根据录入日期、挡案编号、资料题目查询。
3.4文件管理 收集与档案管理相关的文件资料，建立档案管理文件库，随时可查阅借鉴。
        3.5数据字典 数据库数据字典不仅是每个数据库的中心。而且对每个用户也是非常重要的信息。用户可以用SQL语句访问数据库数据字典。本系统数据字典主要包括信息书写、包装形式、物态颜色、报告设置等。
        3.6系统维护  包括备份数据、恢复数据、系统设置和修改密码功能。信息资料、信息模板等数据，定期备份。提供用户权限管理功能可自行编辑对象的编码和内容，方便添加、修改、删除信息资料，提供操作日志管理功能；提供在线帮助功能等。 
        4 讨论与分析
        我国的档案管理工作进入了网络信息时代。但多数疾控单位仍使用传统的、繁锁的、人工方式进行档案管理工作，每年都消耗了大量资源，工作效率低下，以至档案工作信息不流畅，管理不规范，而且管理职能不明确，专业人员不稳定，业务素质不高，经费投入不足，都影响了挡案管理工作的发展。为了解决这个问题，我们把档案管理与先进的计算机技术相结合，研发疾病预防控制机构挡案信息管理系统。该系统是采用科学的管理思想和先进的数据库技术，实现以挡案信息管理为核心的的全方位管理，是一套完整的档案信息综合管理和质量自动体系。有以下优点：该系统操作快速,准确、方便,实用， 从档案的立挡、到每份文件的编排、目录的抄写，全部微机化，信息由手工记录变成自动记录,使档案管理管理更加及时准确，全面提高了工作效率和管理水平；信息资料可在微机上长期保存,利用率高，同时也保证了档案信息的真实、可靠； 以前每年整理档案运需花大量的时间抄写目录使用该系统后只需十多分钟即可，节省了大量人力和时间，提高了工作效率和管理水平；档案输入系统后,只要输入资料的的类别、时间、编号、题目，档案可自动分类进入目录，档案管理达到规范化、制度化；该系统提高了社会和经济效益；使用该系统后, 挡案质量不断提高,促进了计划免疫资料的规范化管理，使我市挡案工作上了一个新台阶；查询功能十分简便、易行、快速、准确，高效，可根据录入日期、档案编号、资料题、目录进行查询；原有的档案原件保存时间久远，长期人工调阅，原件易遭到磨损、破坏，降低了使用价值，该系统可形成数字化多媒体文件，在微机中随时查阅，提高了利用率，也有利于原件保护。
        总之，通过该系统的实施，加强和规范了档案管理工作，优化了工作流程和岗位安排，提高了工作质量和效率，降低了工作运行成本，提高工作质量和工作效率。当然，该系统功能需要进一步开发完善，扩充网上对外服务功能，以及与疾控机构其它业务系统的有机整合，建立标准统一的档案管理软件，以便资源共享。其次是各单位也耍增强档案意识，贯彻执行《档案法》及其相关法律法规，加大对档案管理工作的经费投入，协调各科室档案管理工作的关系，固定和培训专职档案管理工作人员，提高疾病预防控制机构档案信息管理工作的水平。使档案管理工作走向科学化、系统化、数字化、程序化、规范化。
参 考 文 献
[1]中华人民共和国国家标准《检验和校准检测检验能力的通用要求》.北京，中国标准出版社，2002.
[2]甘仞初主编.《信息系统开发》，北京，经济科学出版社，2000.
[3]李大友主编.《数据库原理及应用》，北京，清华大学出版社，2000.
[4]张丽萍.浅谈如何搞好突发公共卫生事件档案的管理工作. [j]中国卫生产业，2008年4月80-81.