电子文件归档工作在企业管理中的作用

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【文章摘要】

随着计算机技术在企业生产经营中的广泛应用，电子文件的数量和重要性与日俱增。想要合理高效的利用电子文件，使其在企业发展中起到积极的作用，就应该在企业管理中重视电子文件的归档工作，加强对归档工作的组织和管理，建立起科学合理的归档方案。

【关键词】

电子文件；电子档案；归档；管理

在现代商业中，计算机技术在企业生产经营中得到了广泛的使用，电子文件的数量也急剧增加，并且发挥出了其方便快捷、便于保存和查看的特点，这些特点是传统纸质文件所不能比拟的。然而，随着电子文件数量越来越多，其归档工作在企业管理中所占的分量越来越大，重要性也逐渐凸显出来。想要让电子文档在企业发展中起到积极的作用，科学合理的归档方案必不可少。

1 忽视电子文件归档工作，会对企业管理产生不良影响

很多企业的文件收集、归档工作还沿用着传统的档案工作方式，对纸质文件的整理和归档非常重视，对电子文件却不太重视，很多重要的文件资料都保存在各个车间、设计室和办公室的计算机中。这将造成企业重要档案的缺失，对企业的管理工作产生如下不良影响：

1.1 研发成果得不到妥善的收集和管理

很多企业的科研和设计成果都保存在电子文件中，而这些文件中的很大一部分，都没有得到完善的保管，而是随意放在各个设计室和研究室的计算机中。一旦这些计算机发生故障或感染病毒，或者计算机的主人在发生职务变动的时候进行没有很好的交接，就有可能造成电子文件的丢失和损坏。而这些珍贵资料的缺失，也会使企业的科研和产品设计效率降低，造成经济损失。

1.2 阻碍资源的共享

便于保存和查看是电子文件最突出的优点之一，也是传统纸质文件无法比拟的。但是，如果不能对电子文件进行很好的归档，就必然会阻碍员工对现有资源的查阅和利用，严重影响工作效率，延长科研周期，妨碍企业发展。

1.3 搅乱企业的工作流程和生产流程

每个员工或团体在企业中担任的职务不同，所需要负责的工作也不同，他们保留的文件自然也会有所差别，而同一项工作所产生的电子文件名却通常极为相似。如果忽略电子文件的归档工作，这些同一项工作中不同流程所产生的电子文件就极易混淆，一旦被用错，就可能在企业生产经营中造成严重的后果，带来经济损失。

1.4 企业商业安全得不到保障

想从一个管理不严格的公司电脑中拷贝走电子文件极为简单，一旦有重要的科研设计成果或是经营企划方案被盗走，将直接威胁到企业的生存。

从上面几点我们可以看出，忽视电子文件的归档工作，将对企业管理产生不可估量的负面影响。因此，加强企业电子文件归档工作刻不容缓。

2 应切实加强企业的电子文件归档工作管理

由于电子文件本身具有数量多、内容杂、保存分散、极易复制与丢失的特点，电子文件归档工作确实有一定难度，如果沿用传统的档案工作方式，就难以做到归档及时、资料齐全完整。因此，应从下面几点入手，切实加强企业的电子文件归档工作管理。

2.1 提高对电子文件归档工作的重视

在传统的档案工作中，对纸质文件的验收和归档比较重视，但是对电子文件却多有忽视，也有些企业会将重要的文件打印出来归档，然后就对电子文档不闻不问了。这样极易造成电子文件和对应的纸质文件不符，在继续工作时，需要花费大量的时间进行核对，稍一不小心，就可能在后续的工作中出现差错。

因此必须提高对电子文件归档工作的重视，档案管理单位必须有接收、管理电子文件的设施和相应平台，并且制定出电子文件归档的相应规章制度。只有提高了对此项工作的重视，才能真正对电子文件做到有效管理，高效利用。

2.2 及时归档，定期审核

电子文件便于修改、复制和查阅， 这使它在现代企业生产经营工作中得到了广泛地使用，但同时也造成了大量的无用资料。有些不完整或被修改过的资料甚至还会对生产经营工作造成负面影响，带来经济损失。为了避免这种情况，各部门应在完成电子文件的最终审核时，及时将它传送到档案管理部门，同时将自己计算机上的无用资料删除。档案管理部门在收到文件后，也应对其进行及时的整理、检查、归类，在达到一定数量或某一方面工作告一段落时，应将电子文件集中保留到光盘上，并复制备份，避免因设备损坏而造成档案丢失。

同时，档案管理部门还应定期对归档的电子文件进行审核。如果发现疑似重复的文件，应及时与提供此档案的部门联系，鉴定出真实有效的文件加以保留，同时删除无效文件。如有文件损坏或缺失，也应及时检查备份文件，将其补全。如果备份文件同时被损坏，应及时与提供此档案的部门联系，争取将档案补全。

2.3 重视档案管理设备和平台的维护

电子档案是企业档案的重要组成部分，档案管理部门有义务保护它的完好。因此，应重视档案管理设备的保养，定期检查归档光盘，确保能顺利读出。保证归档光盘不被擦洗、划刻、折叠和污染，如果归档光盘出现损坏，应及时取备份复制保存。同时要注意档案管理部门所用计算机的杀毒工作，避免因感染病毒导致计算机崩溃，为档案管理工作带来损失，甚至对公司档案造成毁灭性的破坏。

另外，应定期对档案管理平台进行维护，避免因平台出现故障造成档案上传工作的中断，甚至造成档案丢失。

3 加强电子文件档案的使用

重视电子文件归档工作，加强对电子文件档案的管理，是为了充分发挥电子文件的作用，使它能在企业发展中起到推动作用。因此，管理电子文件档案不应只注重“收”，还应注重“发”。可结合企业的工作，在档案管理平台上存放一部分档案的复制文件，便于员工查阅参考。但要保证存放在档案管理平台上的文件必须有已刻盘的原件，同时，存放在平台上的文件不能再作为档案被归档刻盘，这是因为档案管理平台上的文件极易被修改，无法保证其正确性和完整性。

但由于电子文件有易复制易修改的特性，档案部门应特别注意在借出电子文件时，尽量不出借存档光盘，而是从档案管理平台发放档案。这是为了避免存档光盘在传递过程中被损坏或丢失，同时也可以保护电子文件不被擅自修改或删除。

在档案管理设备更新时，应及时对归档文件进行同步更新转换，保证归档文件可以顺利读出。

现代计算机技术的发展一日千里， 电子文件的归档管理工作也应随着技术的进步进行调整。只要做到提高重视、定期检查、及时更新，电子文件就一定能在企业的管理和发展中起到积极作用。

【参考文献】

[1] 牟小萍, 陈其玲. 浅议电子档案管理[J]. 铝加工.2010(06)

[2] 杨秉光, 王永梅. 企业数字档案系统的建设研究——江苏省电力公司数字档案系统案例研究[J]. 中国档案.2010(07)